章 1. LibreOffice︰辦公室套裝軟體

目錄

1.1. LibreOffice 模組
1.2. 啟動 LibreOffice
1.3. 與其他辦公室應用程式的相容性
1.4. 使用密碼儲存 LibreOffice 檔案
1.5. 簽署文件
1.6. 自訂 LibreOffice
1.7. 變更全域設定
1.8. 使用範本
1.9. 設定中繼資料和特性
1.10. 如需更多資訊

摘要

LibreOffice 是一套開放原始碼辦公室套裝軟體,為執行各類辦公室任務 (例如撰寫文字、處理試算表或建立圖形和簡報) 提供相關工具。借助 LibreOffice,您可以在不同的電腦平台之間使用相同的資料。若需要的話,您也可以使用其他格式,包括 Microsoft Office,來開啟和編輯檔案,然後再將檔案儲存為原來格式。本章包含的資訊適用於所有 LibreOffice 模組,並簡單介紹了 SUSE® Linux Enterprise Desktop 隨附之 Novell 版 LibreOffice 所特有的功能。

1.1. LibreOffice 模組

LibreOffice 包含數個應用程式模組 (子程式),彼此之間均可互動。它們列示於表格 1.1。線上說明中有每個模組的完整說明,請參閱第 1.10 節「如需更多資訊」

表格 1.1. LibreOffice 應用程式模組

模組

目的

Writer

文書處理應用程式模組

Calc

試算表應用程式模組

Impress

簡報應用程式模組

Base

資料庫應用程式模組

Draw

繪製向量圖形的應用程式模組

Math

產生數學公式的應用程式模組


1.2. 啟動 LibreOffice

若要啟動 LibreOffice 套裝軟體,請按 Alt+F2 並輸入 libreoffice。LibreOffice 視窗即會開啟。以下幾章介紹了各個 LibreOffice 模組:

第 2 章「LibreOffice Writer

LibreOffice Writer 簡介。

第 3 章「LibreOffice Calc

LibreOffice Calc 簡介。

第 4 章「LibreOffice Impress、Base、Draw 與 Math

LibreOffice Impress、Base、Draw 與 Math 簡介。

在選擇對話方塊中,選擇要開啟的模組或要建立的檔案類型。LibreOffice 應用程式開啟後,按一下檔案+新增+應用程式名稱,可開啟其他應用程式。

您還可以透過主功能表啟動個別的 LibreOffice 模組。或者,也可以使用指令 libreoffice 以及 --writer--calc--impress--draw--base 選項的其中一個啟動相應的模組。使用 --help 可查看更多有用的選項。

開始使用 LibreOffice 之前,您可能會希望變更優先設定對話方塊中的某些選項。按一下工具+選項...開啟該對話方塊。其中,最重要的選項如下︰

LibreOffice+使用者資料

插入使用者資料,例如公司、名和姓、街道、城市以及其他有用資訊。這類資料可以用於 LibreOffice Writer,例如用於注釋。

LibreOffice+字型

提供一種字型名稱與另一種字型名稱的對應。如果與他人交換文件,並且收到的文件包含您系統中未提供的字型,此選項將十分有用。

載入/儲存+一般

包含專用於載入和儲存的選項。例如,可在此處選取始終建立備份的選項或決定 LibreOffice 應使用的預設檔案格式。

1.3. 與其他辦公室應用程式的相容性

LibreOffice 可以處理其他各種格式的文件、試算表、簡報與資料庫,其中也包括 Microsoft Office 格式。它們可以像其他檔案一樣輕鬆地開啟,並存回原始格式。儘管在實現互通性方面已經做了許多努力,但有時仍會存在格式問題。如果您的文件出現問題,請從原來的應用程式開啟文件,然後重新儲存為開放性的格式,例如以 RTF 格式儲存文字文件。但是,如果試算表出現移轉問題,建議將它們重新儲存為 Excel 檔案,並將此檔案做為中介格式 (使用 CSV 格式會遺失所有儲存格格式設定,有時還會導致試算表儲存格類型偵測錯誤)。

1.3.1. 將文件轉換成 LibreOffice 格式

LibreOffice 可以讀取、編輯和儲存多種格式的文件。使用者無需將這些格式的檔案轉換成 LibreOffice 格式,依舊能使用這些檔案。不過,您還是可以視需要轉換檔案。若要轉換多份文件 (例如初次切換至 LibreOffice 時),請執行下列動作:

  1. 選取檔案+精靈+文件轉換器

  2. 選擇文件類型 (StarOffice* 或 Microsoft Office)。

  3. 選擇轉換檔案格式。有幾個 StarOffice 以及 Microsoft Office 格式可以選擇。

  4. 下一步

  5. 指定 LibreOffice 尋找要轉換之範本和文件的位置,以及轉換後檔案的存放目錄。

    從 Windows 分割區擷取的文件通常位於 /windows 的子目錄內。

  6. 確定所有其他設定都正確,然後按下一步

  7. 檢視要執行之動作的摘要,然後按一下轉換來啟動轉換。全部完成後,按一下關閉以關閉精靈。

    轉換所需的時間長度需視檔案數量及檔案複雜度而定。一般文件的轉換時間並不會太久。

1.3.2. 與其他辦公室套裝軟體的使用者共用檔案

LibreOffice 提供多種作業系統版本。當一群使用者必須經常共用檔案,但是每人的電腦並非使用相同的系統時,OpenOffice.org 將會是最佳的工具。

與其他人共用文件時,您有數個選項。

如果收件者需要能夠編輯檔案

請將文件儲存為其他使用者所需的格式。例如,若要另存成 Microsoft word 檔案,請按一下檔案+另存新檔,然後根據其他使用者所需的 Word 版本來選取 Microsoft Word 檔案類型。

如果收件者只需要讀取文件

使用檔案+匯出為 PDF來將文件匯出為 PDF 檔案。PDF 檔案在任何平台上都可以透過 PDF 檢視器加以讀取。

若要共用文件以供編輯

找到一種適用於所有人的常見交換格式。TXT 與 RTF 格式雖然格式化的功能有限,但卻是文字文件不錯的選項。

若要以電子郵件傳送 PDF 形式的文件

按一下檔案+傳送+以 PDF 格式做為電子郵件附件,隨即會開啟預設的電子郵件程式並附加此檔案。

若要以電子郵件傳送文件給 Microsoft Word 使用者

按一下檔案+傳送+以 Microsoft Word 格式做為電子郵件附件。此時會開啟預設的電子郵件程式並附加此檔案。

將文件做為電子郵件本文傳送

按一下檔案+傳送+以文件做為電子郵件本文。會開啟您預設的電子郵件程式,以文件內容作為電子郵件本文。

1.4. 使用密碼儲存 LibreOffice 檔案

不論哪種 LibreOffice 格式,您都可以使用密碼儲存檔案。不過要注意的是,這只能提供有限保護。若要加強保護,請使用第 11 章「Encrypting Partitions and Files」 (↑Security Guide) 中所述的加密方式。若要使用密碼儲存檔案,請選取檔案+儲存檔案+另存新檔。在隨即開啟的對話方塊中,啟動使用密碼儲存核取方塊並按一下確定。輸入並確認您的密碼之後,即會儲存該檔案。當使用者下一次開啟此檔案時,系統會提示其輸入密碼。

若要變更密碼,請選取檔案+另存新檔以覆寫同一個檔案,或選取檔案+特性並按一下變更密碼以存取密碼對話方塊。

1.5. 簽署文件

您可以對文件進行數位簽署以提供保護。執行此操作需要一個個人金鑰 (證書)。將數位簽名套用至文件時,文件內容與您的個人金鑰會建立一種檢查總數。該檢查總數會與文件一同儲存。當其他人開啟此文件時,應用程式會比較最近檢查總數與原始檢查總數,若兩者相等,應用程式便會指示在此期間文件沒有發生變更。若要簽署文件,請選取檔案+數位簽名,然後按一下新增以新增要用於簽署的證書。

SUSE Linux Enterprise Desktop 允許您存取證書儲存區中的證書。若需更多資訊,請參考 第 12 章「Certificate Store」 (↑Security Guide)。

1.6. 自訂 LibreOffice

您可以完全根據自己的需求及工作習慣自訂 LibreOffice。工具列、功能表和鍵盤捷徑都可以加以重新設定,以協助您更快存取最常使用的功能。如果您希望在事件發生執行特定動作,也可以為應用程式事件指定巨集。例如,若您總是使用某種試算表,可以建立開啟該試算表的巨集,並將其指定為「啟動應用程式」事件。

本節提供簡單通用的指示來自訂您的環境。所做的變更會立即生效,這樣您可以查看變更是否符合需要,如果不符合,則可以返回予以修改。如需詳細指示,請參閱 LibreOffice 說明檔案。

若要在開啟的 LibreOffice 模組中存取自訂對話方塊,請選取工具+自訂

圖形 1.1. Writer 中的自訂對話方塊

Writer 中的自訂對話方塊

過程 1.1. 自訂工具列

  1. 在自訂對話方塊中,按一下工具列標籤。

  2. 工具列下拉式清單中,選取要自訂的工具列。

  3. 選取您希望在工具列中顯示之指令旁邊的核取方塊,取消選取不希望顯示之指令旁邊的核取方塊。對話方塊底部會顯示每個指令的簡短描述。

  4. 使用儲存於,選取將自訂工具列儲存於目前的 LibreOffice 模組還是目前文件。如果決定將其儲存於 LibreOffice 模組,則開啟該模組後即可使用此自訂工具列。如果決定將其與目前文件一同儲存,則可在開啟該文件後使用此自訂工具列。

  5. 重複這些步驟來自訂其他工具列。

  6. 按一下確定

若要重新切換回原始設定,請開啟自訂對話方塊,然後按一下工具列下拉式清單並選取還原預設設定。按一下重設以繼續。

過程 1.2. 顯示或隱藏工具列中的按鈕

  1. 按一下要變更之工具列右端的箭頭圖示。

  2. 按一下可見按鈕以顯示按鈕清單。

  3. 選取清單中的按鈕可啟用 (核取) 或停用 (取消核取) 這些按鈕。

過程 1.3. 自訂功能表

您可以從目前功能表新增或刪除項目、重新排列功能表,甚至可以建立新的功能表。

  1. 按一下工具+自訂+功能表

  2. 選取要變更的功能表,或按一下新增來建立新的功能表。

    按一下說明,以取得自訂對話方塊中各個選項的詳細資訊。

  3. 視需要修改、新增或刪除功能表項目。

  4. 按一下確定

過程 1.4. 自訂鍵盤捷徑

您可以重新指派目前指定的鍵盤捷徑,並為常用功能指定新的捷徑。

  1. 按一下工具+自訂+鍵盤

  2. 選取要為捷徑指定的按鍵。

  3. 選取類別與適當的功能

  4. 按一下修改為按鍵指定功能,或按一下刪除移除現有指定。

    [Note]進一步的資訊

    按一下說明,以取得自訂對話方塊中各個選項的詳細資訊。

  5. 按一下確定

過程 1.5. 自訂事件

LibreOffice 還提供了為事件 (例如應用程式啟動或儲存文件等) 指定巨集的方法。每當選取的事件發生時,便會自動執行指定的巨集。

  1. 按一下工具+自訂+事件

  2. 選取要變更的事件。

    按一下說明,以取得自訂對話方塊中各個選項的詳細資訊。

  3. 指定或移除選取項目的巨集。

  4. 按一下確定

1.7. 變更全域設定

在任何 LibreOffice 應用程式中都可以變更全域設定,方法是按一下功能表列上的工具+選項。這會開啟如下圖所示的視窗。分類的設定會以樹狀架構方式顯示。

圖形 1.2. 「選項」視窗

「選項」視窗

出現的設定類別根據您正在操作的模組而異。例如,若您正在 Writer 中,清單中會顯示 LibreOffice Writer 類別,而不會顯示 LibreOffice Calc 類別。但 Calc 與 Writer 中都會顯示 LibreOffice Base 類別。表格中的「應用程式」欄顯示各設定類別可在什麼狀況下使用。

下表列出設定類別以及每種類別的簡短說明:

表格 1.2. 全域設定類別

設定類別

描述

應用程式

LibreOffice

各種基本設定,包含您的使用者資料 (例如,地址和電子郵件)、重要路徑以及印表機和外部程式的設定。

全部

載入/儲存

包含開啟和儲存數種檔案類型的相關設定。其中有一個對話方塊是一般設定,其他特別的對話方塊是定義外部格式的處理方式。

全部

語言設定

涵蓋各種關於語言和寫作輔助的設定,例如您的地區設定和拼字檢查設定。這個地方同時也可以設定啟用亞洲語言支援。

全部

LibreOffice Writer

設定全域文字處理選項,例如 Writer 應該使用的基本字型和版面配置。

Writer

LibreOffice Writer/Web

變更有關 LibreOffice 之 HTML 編寫功能的設定。

Writer

LibreOffice Base

提供設定與編輯連線和登入資料庫的對話方塊。

Base

圖表

定義新建立圖表使用的預設顏色。

全部

網際網路

包含設定任何代理或是變更搜尋引擎相關設定的對話方塊。

全部


[Important]全域套用的設定

本表格中所列出的所有設定,對特定應用程式均為通用。您所建立的每份新文件都將使用這些設定作為預設值。

1.8. 使用範本

範本是一個文件,它只包含您想在該類型的所有文件中使用的樣式與內容。使用範本建立或開啟某份文件時,樣式會自動套用至該文件。範本簡化了各種不同類型文件的格式化任務,因此可顯著增強 LibreOffice 的實用性。例如,在文書處理程式中,您可能會撰寫信函、備忘錄和報告,而這些文件的外觀各異,因此需要不同的樣式。或者,以處理試算表為例,您可能需要對特定類型的試算表使用不同的儲存格樣式或標題。如果對每種文件類型都使用範本,就很容易使用各個文件所需的樣式。

LibreOffice 隨附一組預先定義的範本,您也可以在網際網路上找到其他範本。如需詳細資料,請參閱第 1.10 節「如需更多資訊」。如果要建立自己的範本,需要事先做一些規劃。您需要確定想要的文件外觀,才能在該範本中建立所需的樣式。

範本的詳細說明不在本節討論的範圍之內。過程 1.6 「建立 LibreOffice 範本」 只說明了如何從現有文件產生範本。

過程 1.6. 建立 LibreOffice 範本

對於文字文件、試算表、簡報及繪圖,您可以從現有文件輕鬆建立範本,如下所示︰

  1. 啟動 LibreOffice 並開啟或建立包含要重新用於該類型其他文件的樣式與內容的文件。

  2. 按一下檔案+範本+儲存

  3. 指定範本名稱。

  4. 類別方塊中,按一下此範本要歸入的類別。類別是指存放範本的資料夾。

  5. 按一下確定

[Note]轉換之前的 Microsoft Word 範本

您可以轉換 Microsoft Word 範本,就像建立其他 Word 文件一樣。請參閱第 1.3.1 節「將文件轉換成 LibreOffice 格式」以取得相關資訊。

1.9. 設定中繼資料和特性

與他人交換文件時,儲存中繼資料 (如檔案擁有者、接收來源、URL 或其他有用資料) 有時候會很有幫助。LibreOffice 可讓您儲存這些中繼資料,之後您可以附加到檔案。這樣可協助您追蹤應該或無法在檔案中儲存的中繼資料。對於依據之前插入的中繼資料排序、搜尋和擷取文件的操作也很有用。

例如,假設要為檔案設定以下特性︰

  • 標題、主旨和一些關鍵字

  • 檔案的擁有者

  • 檔案接收時間

若要將這些中繼資料附加至文件,請執行以下步驟︰

過程 1.7. 設定特性

  1. 按一下檔案+特性。一個對話方塊即會開啟,其中包含以下標籤︰

    一般

    這是一個縱覽標籤,您可以在其中檢視檔案類型、位置、大小、建立時間和修改時間,以及其他有用資訊。如果您有數位簽名,也可以對文件進行數位簽署。

    描述

    可以依照喜好插入標題、主題、關鍵字和注釋。

    自訂特性

    自訂特性指定編輯器、所有者、出版社、接收自以及其他有用的中繼資料。

    Internet

    確定文件是否需要透過網際網路重新整理。

    統計

    包含有關文件的綜覽。通常會列出頁、表格、圖形以及其他項目的數量,具體視文件類型而定。

  2. 切換至描述標籤,然後插入標題、主題和關鍵字。

  3. 切換至自訂特性標籤。

  4. 按一下增加。特性清單中即會建立一個新項目。

  5. 名稱列中,按一下第一個項目的下拉式功能表。隨即會出現一個特性清單。

  6. 選擇所有者,然後在列中插入文字。

  7. 使用接收自特性和適當的值重複之前的步驟。

  8. 按一下確定離開對話方塊。

  9. 儲存檔案。

1.10. 如需更多資訊

LibreOffice 包含詳盡的線上說明。此外,一大群使用者與開發人員都支援這項功能。以下清單顯示了您可以獲取其他資訊的一些資源。

LibreOffice 線上說明功能表

在 LibreOffice 中執行任務的詳盡說明。

http://www.libreoffice.org

LibreOffice 的首頁

http://www.taming-openoffice-org.com/

掌握 LibreOffice 與 OpenOffice︰書籍、新聞、秘訣和提示。

http://www.pitonyak.org/oo.php

建立和使用巨集的豐富資訊。

http://www.worldlabel.com/Pages/openoffice-template.htm

建立 LibreOffice 標籤的多種範本。