Kontact kan håndtere flere e-mail-konti, f.eks. din private e-mail-adresse og den e-mail-adresse, du bruger på arbejdet. Når du skriver en e-mail, skal du vælge én af de tidligere definerede identiteter ved at klikke på Vis+Identitet. Hvis du vil oprette en ny identitetsprofil, skal du vælge Opsætning+Indstil KMail og derefter Identiteter+Tilføj. Angiv et navn til den nye identitet i den viste dialogboks, f.eks. "privat" eller "kontor." Klik på OK for at åbne en dialogboks, hvor du kan angive yderligere oplysninger. Du kan også tildele en identitet til en mappe, så den valgte identitet vælges, når du svarer på en e-mail i denne mappe.

Angiv dit navn, din organisation og e-mail-adresse under fanen Generelt. Vælg de nøgler, der skal bruges til at sende digitalt underskrevne eller krypterede breve, under fanen Kryptering. Hvis du vil anvende krypteringsfunktionerne, skal du først oprette en nøgle ved hjælp af KGpg som beskrevet i Kapitel 10, Kryptering med KGpg.

Under Avanceret kan du angive standardadresser for felterne svar-til og BCC, vælge et bibliotek og mapper til kladder, sende e-mails og angive, hvordan dine e-mails skal sendes. Under fanen Underskrift skal du angive, om dine breve skal underskrives med en ekstra tekstblok nederst i brevet, og hvordan underskriften skal se ud. Du kan f.eks. underskrive dine e-mails med dine kontaktoplysninger. Hvis du vil aktivere denne indstilling, skal du vælge Aktivér underskrift og angive, om underskriften skal hentes fra en fil, et inputfelt eller ved hjælp af kørslen af en kommando. Indstillingen Billede kan du bruge til at angive en sti til et lille sort-hvidt ikon (48 x 48 pixel), der vises i alle dine e-mails, hvis modtagerens software understøtter denne funktion. Når du har angivet alle identitetsindstillingerne, skal du bekræfte dine valg ved at klikke på OK.

Indstillingerne under Konti angiver, hvordan Kontact modtager og sender e-mail. Der er to faner med indstillinger for hhv. afsendelse og modtagelse af e-mail. Mange af indstillingerne varierer, alt efter hvilket system og netværk postserveren er placeret på. Hvis du er i tvivl om, hvilke indstillinger eller elementer du skal vælge, skal du kontakte din internetudbyder eller systemadministrator.

Hvis du vil oprette postkasser til udgående post under fanen Send, skal du klikke på Tilføj. Du kan vælge sendetyperne SMTP og Sendmail. SMTP er i de fleste tilfælde det rigtige valg. Når du har valgt denne indstilling, vises der et vindue, hvor du kan angive SMTP-serverdata. Angiv et navn, og skriv serveradressen (som du har fået af din internetudbyder). Hvis serveren kræver, at du skal godkendes, skal du aktivere Server kræver godkendelse. Sikkerhedsindstillingerne findes under fanen Sikkerhed. Angiv din foretrukne krypteringsmetode her.

Angiv indstillinger for modtagelse af e-mail under fanen Modtag. Brug kommandoen Tilføj til at oprette en ny konto. Du kan vælge mellem forskellige metoder til at hente e-mail, f.eks. lokalt (post gemt i Mbox- eller Maildir-format), POP3 eller IMAP. Angiv de indstillinger, der passer til den anvendte server.

Hvis du vil importere e-mails fra andre programmer, skal du vælge Fil+Importer breve fra brevvisningen i Kontact. Programmet indeholder i øjeblikket filtre til bl.a. Outlook Express, mbox-format, e-mail-tekstformat, Pegasus Mail, Opera og Evolution. Du kan også starte importværktøjet separat med kommandoen kmailcvt.

Vælg programmet, og bekræft med Fortsæt. Der skal angives en fil eller mappe afhængigt af den valgte type. Kontact fuldfører herefter processen.

Hvis du vil skrive et nyt brev, skal du vælge Brev+Nyt brev eller klikke på det relevante ikon på værktøjslinjen. Hvis du vil sende brev fra andre e-mail-konti, skal du vælge en af identiteterne som beskrevet i Afsnit 4.2.1, "Konfiguration af identiteter og konti". Skriv en e-mail-adresse eller en del af et navn eller en adresse fra din adressebog i feltet Til. Hvis den tekst, du skriver, indgår i et navn eller en adresse i adressebogen, åbnes der en liste med valgmuligheder. Klik på den ønskede kontakt, eller skriv hele navnet eller adressen, hvis der ikke findes nogen matchende poster. Hvis du vil vælge en kontakt direkte fra adressebogen, skal du klikke på knappen ... ud for adressefeltet.

Hvis du vil vedhæfte en fil som bilag til et brev, skal du klikke på papirclipsikonet og vælge den fil, der skal vedhæftes. Du kan også trække en fil fra desktoppen eller en anden mappe til vinduet Nyt brev eller vælge en af indstillingerne i menuen Tilknyt. Almindeligvis registreres filformatet korrekt. Hvis formatet ikke genkendes, skal du højreklikke på ikonet. Vælg Egenskaber i den menu, der vises. Angiv formatet og filnavnet i den næste dialogboks, og tilføj en beskrivelse. Du skal desuden beslutte, om bilaget skal underskrives eller krypteres.

Når du har oprettet brevet, kan du sende det med det samme ved at vælge Brev+Send. Eller du kan flytte det til udbakken ved at vælge Brev+Send senere. Hvis du sender e-mailen, kopieres brevet til Sendt-post, når afsendelsen er fuldført. Breve, der flyttes til udbakken, kan redigeres eller slettes.

Hvis du vil kryptere en e-mail, skal du først generere et nøglepar som beskrevet i Kapitel 10, Kryptering med KGpg. Hvis du vil redigere de oplysninger, der anvendes i krypteringsproceduren, skal du vælge Opsætning+Indstil KMail+Identiteter for at angive den identitet, som skal anføres som afsender af de krypterede og underskrevne breve. Tryk derefter på Ændr. Nøglen vises i feltet, når du har bekræftet ved at trykke på OK. Luk konfigurationsdialogboksen ved at trykke på OK.

Du kan holde styr på dine breve ved at organisere dem i forskellige mapper. Mapperne findes som standard i biblioteket ~/.kde/share/apps/kmail/mail. Første gang KMail startes, opretter programmet en række mapper. I indbakke placeres de nye breve, der hentes fra en server. I udbakke opbevares de breve, der venter på at blive sendt. I sendt-post placeres kopier af sendte breve. Mappen affald indeholder kopier af alle e-mails, der er slettet ved hjælp af Del eller Rediger+Flyt til affald. I mappen kladder kan du gemme ufærdige breve. Hvis du bruger IMAP, vises mappen IMAP under de lokale mapper. Alle postservere til indgående post har en mappe på mappelisten.

Hvis du vil arrangere dine breve i andre mapper, kan du oprette nye mapper ved at vælge Mappe+Ny mappe. Herved åbnes et vindue, hvor du kan angive den nye mappes navn og format.

Højreklik på mappen for at åbne en genvejsmenu med flere mappehandlinger. Klik på Udløb for at angive udløbsdatoen for læste og ulæste breve, hvad der skal ske med brevene efter udløbsdatoen, og om breve, der er ældre end udløbsdatoen, skal slettes eller flyttes til en anden mappe. Hvis du vil bruge mappen til at lagre breve fra en e-mail-liste, skal du angive de nødvendige indstillinger under Mappe+Håndtering af e-mail-liste.

Hvis du vil flytte et eller flere breve fra en mappe til en anden mappe, skal du trække dem fra det øverste vindue til den ønskede mappe i det venstre vindue. Du kan også flytte et brev ved at markere det og derefter trykke på M eller vælge Brev+Flyt til. Vælg den mappe, som brevet skal flyttes til, på den mappeliste, der vises.

Du kan anvende filtre til at behandle indgående e-mails automatisk. Filtrene sorterer dine e-mails ud fra forskellige kriterier, f.eks. brevets afsender eller størrelse. Derefter udføres de angivne handlinger - det kan f.eks. være at flytte e-mailen til en bestemt mappe, slette uønskede e-mails eller sende e-mails retur til afsenderen.