Osa II. Toimisto ja yhteistyö / Luku 3. OpenOffice.org-toimisto-ohjelmisto
	Osa II. Toimisto ja yhteistyö		3.2. Tekstinkäsittely Writerillä

OpenOffice.org-toimisto-ohjelmistoOpenOffice.org-toimisto-ohjelmisto

Sisältö

3.1. OpenOffice.orgin esittely
3.2. Tekstinkäsittely Writerillä
3.3. Laskentataulukoiden käyttäminen Calcilla
3.4. Esitysten käyttäminen Impressillä
3.5. Tietokantojen käyttäminen Basella
3.6. Grafiikan luominen Draw'lla
3.7. Matemaattisten kaavojen luominen Mathilla
3.8. OpenOffice.orgin ohjeiden tai tietojen etsiminen

Lyhennelmä

OpenOffice.org on tehokas open-source-toimisto-ohjelmisto, jossa on työkaluja kaikenlaisiin toimistotehtäviin, kuten tekstin kirjoittamiseen, laskentataulukoiden käsittelemiseen tai grafiikan ja esitysten luomiseen. OpenOffice.orgin avulla voit käyttää samoja tietoja eri käyttöympäristöissä. Voit myös avata ja muokata tiedostoja, jotka ovat eri muodossa, kuten Microsoft Office -tiedostoja, ja tarvittaessa tallentaa ne takaisin samaan muotoon. Tässä luvussa on tietoja OpenOffice.orgin Novell®-versiosta ja joistakin tärkeimmistä toiminnoista, jotka tulisi tuntea ohjelmiston käyttöä aloitettaessa.

OpenOffice.orgin esittelyOpenOffice.orgin esittely

OpenOffice.org koostuu useista sovellusmoduuleista (aliohjelmista), jotka on suunniteltu toimimaan keskenään yhteistyössä. Ne on lueteltu kohdassa Taulu 3.1. Kunkin moduulin täysi kuvaus on saatavilla käytönaikaisessa oppaassa, joka on kuvattu kohteessa Kohta 3.8, ”OpenOffice.orgin ohjeiden tai tietojen etsiminen”.

Taulu 3.1. OpenOffice.org-sovellusmoduulit

Moduuli	Tarkoitus
Writer	Tekstinkäsittelysovellusmoduuli
Calc	Laskentataulukkosovellusmoduuli
Impress	Esityssovellusmoduuli
Base	Tietokantasovellusmoduuli
Draw	Sovellusmoduuli vektorigrafiikan piirtämiseen
Math	Sovellusmoduuli matemaattisten kaavojen luomiseen

Sovelluksen ulkoasu vaihtelee käyttämäsi työpöydän tai ikkunanhallinnan mukaan. Olipa ulkoasu mikä tahansa, perusasettelu ja toiminnot ovat samat.

Tässä osiossa on tietoja, joka koskevat kaikkia OpenOffice.orgin sovellusmoduuleita. Moduulikohtaisia tietoja on seuraavissa alaotsikoissa.

OpenOffice.orgin Novell-version edutOpenOffice.orgin Novell-version edut

SUSE Linux Enterprise Desktop sisältää OpenOffice.orgin Novell-version. Novell-versiossa on useita parannuksia, joita ei vielä ole perusversiossa.

Calcin parannuksetCalcin parannukset

OpenOffice.org Calcin Novell-versiossa on seuraavat parannukset, joita ei ole perusversiossa:

Tiettyjen toimintojen parannettu Excel-yhteensopivuus (esimerkiksi ADDRESS/OFFSE).
Parannettu ergonomia, kuten vakioversiosta puuttuvien näppäinoikoteiden ja ”yhdistä ja keskitä” -ongelman korjaaminen.
R1C1-tyylisten osoitteiden tuki.
Yhteistoiminta OpenOffice.org Data Pilotien ja Microsoft* pivot-taulukoiden* välillä.
Mahdollisuus muokata Data Piloteja niiden luomisen jälkeen.
GETPIVOTDATA-toiminto, jolla voidaan käsitellä pivot-taulukoiden tietoja.
Excel VBA -makrojen alijoukko, joka voidaan ladata ja suorittaa OpenOffice.orgissa sen omina makroina ja joiden avulla voidaan siirtää joitakin kirjanpito- ja hallintatyökaluja OpenOffice.orgiin tarvitsematta kirjoittaa niitä kohde-StarBasic-muotoon.
Yksinkertainen lineaarinen ratkaisuohjelma, joka sallii yksinkertaisen numeerisen analyysin.

Writerin parannuksetWriterin parannukset

OpenOffice.org Writerin Novell-versiossa on seuraavat parannukset, joita ei ole perusversiossa:

Navigatorissa on asiakirjarakenteen puunäkymä, mikä helpottaa asiakirjassa siirtymistä.
Kehittynyt muutostenseurannan yhteiskäyttö.
Kehittynyt HTML-vienti.
Parannettu kirjasinten tulostus.

Parannettu ”FormField-käsittely”.

”Lomakekentät” ovat Microsoft Officen ominaisuus, jolla käyttäjä voi lisätä tekstikenttiä, valintaruutuja ja avattavia luetteloita asiakirjoihin ja luoda helposti täytettäviä lomakkeita.

Jos poistaa parannettujen kenttien tuen käytöstä ja käyttää rajallisia lomakekenttiä, määritä seuraava asetus:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<oor:component-data 
  xmlns:oor="http://openoffice.org/2001/registry" 
  xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"
  oor:name="Common" 
  oor:package="org.openoffice.Office">
 <node oor:name="Filter">
  <node oor:name="Microsoft">
   <node oor:name="Import">
    <prop oor:name="ImportWWFieldsAsEnhancedFields" oor:type="xs:boolean">
     <value>false</value>
    </prop>
   </node>
  </node>
 </node>
</oor:component-data>

Kirjasinten parantaminenKirjasinten parantaminen

OpenOffice.orgin Novell-versiossa on useita parannuksia kirjasimiin:

Bittikarttakirjasimia ei sallita, mikä estää kirjasinten huonon laadun asiakirjaa heijastettaessa.
AGFAlta lisensoidut kirjasimet, jotka ovat mitoiltaan yhteensopivat joidenkin tärkeimpien oletusarvoisten Microsoft-fonttien kanssa ja yhdistetään vastaaviin Microsoft-fonttien kanssa, kun asiakirjoja viedään tai tuodaan.
Kehittynyt OpenSymbol-fontti, jossa on hyvännäköisiä luettelomerkkejä, joka esitetään, kun merkki puuttuu.

OpenClipartOpenClipart

OpenOffice.orgin Novell-version Linux-versio sisältää paljon ilmaista ClipArtia OpenClipart http://openclipart.org -projektista. Voit käyttää ClipArtia valitsemalla Työkalut+Galleria.

MultimediaMultimedia

Novell-versiossa on käyttöympäristön multimedia-tuki Linux-gstreamerilla.

Suorituskyvyn parannuksetSuorituskyvyn parannukset

Linux OpenOffice.org Novell-versio käynnistyy perusversiota nopeammin useiden parannusten ansiosta. Tämä pätee myös vähän muistia sisältävissä järjestelmissä.

GroupWise-integraatioGroupWise-integraatio

OpenOffice.orgin Novell-versiossa on GroupWise-perusintegraatio, jolla asiakirjoja voidaan sijoittaa GroupWise-asiakirjanhallintajärjestelmään ja ladata sieltä.

OpenOffice.orgin perusversion käyttäminenOpenOffice.orgin perusversion käyttäminen

Voit käyttää OpenOffice.orgin perusversiota Novell-version asemesta. Jos asennat OpenOffice.orgin viimeisimmänversion, kaikki Novell-version tiedostot ovat edelleen yhteensopivia. Perusversio ei kuitenkaan tue Novell-versioon tehtyjä parannuksia.

Yhteensopivuus muiden toimistosovellusten kanssaYhteensopivuus muiden toimistosovellusten kanssa

OpenOffice.org voi käsitellä asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä ja tietokantoja, jotka ovat muissa muodoissa, kuten Microsoft Office -tiedostoja. Ne voidaan avata samalla tavalla kuin muutkin tiedostot ja tallentaa alkuperäisessä muodossaan. Koska Microsoft-muodot ovat yksinoikeudellisia eikä niiden teknisiä määrityksiä ole julkaistu muille sovelluksille, muotoilussa saattaa esiintyä ongelmia. Jos kohtaat ongelmia asiakirjoissa, avaa ne alkuperäisessä sovelluksessa ja tallenna ne avoimessa muodossa, kuten RTF-tekstiasiakirjana tai CSV-laskentataulukkomuodossa.

	Vihje
Lisätietoja siirtymisestä muista toimisto-ohjelmistoista OpenOffice.orgiin on OpenOffice.orgin siirtymisoppaassa kohteessa http://documentation.openoffice.org/manuals/oooauthors2/0600MG-MigrationGuide.pdf.

Asiakirjojen muuntaminen OpenOffice.org-muotoonAsiakirjojen muuntaminen OpenOffice.org-muotoon

OpenOffice.org voi lukea, muokata ja tallentaa asiakirjoja useissa eri muodoissa. Tiedostojen käyttäminen ei edellytä niiden muuttamista näistä muodoista OpenOffice.org-muotoon. Jos kuitenkin haluat muuntaa tiedostot, voit tehdä sen. Jos haluat muuntaa asiakirjoja, kuten OpenOffice.orgia ensimmäistä kertaa käytettäessä, tee seuraavat toimet:

Valitse Tiedosto+Wizard (ohjattu toiminto)+Document Converter (Asiakirjan muunnin).
Valitse tiedostomuoto, josta muunnetaan.
Saatavilla on useita StarOffice- ja Microsoft Office -muotoja.
Valitse Seuraava.
Määritä sijainti, josta OpenOffice.orgin tulee etsiä muunnettavia malleja ja asiakirjoja ja mihin hakemistoon muunnetut tiedostot tulee sijoittaa.
Tärkeää
Windows-osion tiedostot ovat yleensä /windows-hakemiston alihakemistossa.
Varmista, että kaikki muut asetukset ovat oikein ja valitse Seuraava.
Tarkasta tehtävien toimien yhteenveto ja aloita muunnos valitsemalla Muunna.
Muunnoksen vaatima aika määräytyy tiedostojen määrän ja monimutkaisuuden mukaan. Useimmissa asiakirjoissa muunnos ei kestä kauan.

Tiedostojen jakaminen muiden toimisto-ohjelmistojen käyttäjien kanssaTiedostojen jakaminen muiden toimisto-ohjelmistojen käyttäjien kanssa

OpenOffice.org on saatavilla useille käyttöjärjestelmille. Tämä tekee siitä erinomaisen työkalun, kun käyttäjäryhmän pitää usein jakaa tiedostoja eivätkä ryhmän jäsenet käytä samaa järjestelmää tietokoneissaan.

Valittavissa on useita vaihtoehtoja asiakirjoja jaettaessa muiden kanssa.

Jos vastaanottajan tulee voida muokata tiedostoa: Tallenna tiedosto siinä muodossa, jonka toinen käyttäjä tarvitsee. Jos esimerkiksi haluat tallentaa Microsoft Word -tiedoston, valitse File (Tiedosto)+Save As (Tallenna nimellä) ja valitse toisen käyttäjän tarvitseman Word-version Microsoft Word -tiedostotyyppi.
Jos vastaanottajan tarvitsee voida vain lukea asiakirjaa: Vie asiakirja PDF-tiedostoon valitsemalla Tiedosto+Export as PDF (Vie PDF-muotoon). PDF-tiedostoja voi lukea missä tahansa käyttöympäristössä lukuohjelmalla, kuten Adobe Acrobat Readerilla.
Jos haluat jakaa asiakirjan muokattavaksi: Käytä jotain vakioasiakirjamuodoista. Oletusarvoiset muodot noudattavat OASIS-standardin XML-muotoa, mikä tekee ne yhteensopiviksi useiden sovellusten kanssa. Vaikka niiden muotoilut ovat rajallisia, TXT- ja RTF-muodot voivat olla hyvä valinta tekstiasiakirjoille. CSV (pilkuin eroteltu tiedosto) on hyödyllinen laskentataulukoille. OpenOffice.org voit myös tarjota vastaanottajan suosiman muodon, erityisesti Microsoft-muotoja.
Jos haluat lähettää asiakirjan sähköpostitse PDF-muodossa: Valitse File (Tiedosto)+Send (Lähetä)+E-mail as PDF (Sähköposti PDF-muodossa). Oletusarvoinen sähköpostiohjelma avautuu, ja tiedosto on liitteenä.
Jos haluat lähettää asiakirjan sähköpostitse Microsoft Word -käyttäjälle: Valitse File (Tiedosto)+Send (Lähetä)+E-mail as Microsoft Word (Sähköposti Microsoft Word -muodossa). Oletusarvoinen sähköpostiohjelma avautuu, ja tiedosto on liitteenä.
Asiakirjan lähettäminen sähköpostiviestin tekstinä: Valitse File (Tiedosto)+Send (Lähetä)+Document as E-mail (Asiakirja sähköpostina). Oletusarvoinen sähköpostiohjelma avautuu, ja asiakirjan sisältö on sähköpostiviestin tekstinä.

OpenOffice.orgin käynnistäminenOpenOffice.orgin käynnistäminen

Käynnistä sovellus jollakin seuraavista tavoista:

Valitse Tietokone+OpenOffice.org Writer.
Tämä avaa Writerin. Jos haluat avata toisen moduulin, valitse juuri avatusta Writer-asiakirjasta File (Tiedosto)+New (Uusi) ja valitse avattava moduuli.
Valitse Tietokone+Lisää sovelluksia+Toimisto ja napsauta käynnistettävän OpenOffice.org-moduulin nimeä.
Kirjoita pääteikkunassa ooffice. OpenOffice.org-ikkuna avautuu. Valitse Tiedosto Uusi ja valitse avattava moduuli.

Jos OpenOffice.org-sovelluksia on avoinna, voit avata muita sovelluksia valitsemalla File (Tiedosto)+New (Uusi)+sovelluksen nimi.

OpenOffice.orgin latausaikojen parantaminenOpenOffice.orgin latausaikojen parantaminen

OpenOffice.orgin latausajan parantaminen lataamalla sovellus valmiiksi järjestelmää käynnistettäessä:

Valitse Tools (Työkalut)+Options (Asetukset)+Memory (Muisti).
Valitse Enable systray quickstarter (Ota ilmaisinalueen pikakäynnistys käyttöön).

Kun käynnistät järjestelmän seuraavan kerran, OpenOffice.org ladataan valmiiksi. Kun avaat OpenOffice.org-sovellusmoduulin, se avautuu aiempaa nopeammin.

OpenOffice.orgin mukauttaminenOpenOffice.orgin mukauttaminen

Voit mukauttaa OpenOffice.orgin tarpeitasi ja työtapaasi vastaavaksi. Voit mukauttaa työkalurivejä, valikoita ja pikanäppäimiä nopeuttaman useimmin käytettyjen toimintojen käyttämistä. Voit määrittää makroja sovellustapahtumille, jos haluat tiettyjen toimien tapahtuvan tapahtumien yhteydessä. Jos esimerkiksi aina käsittelet tiettyä laskentataulukkoa, voit luoda makron, joka avaa laskentataulukon, ja liittää sen sovelluksen käynnistystapahtumaan.

Tässä osiossa on yksinkertaisia yleisiä ohjeita ympäristön mukauttamiseen. Tekemäsi muutokset ovat heti voimassa, joten näet, ovatko muutokset haluamasi, ja voit palata muuttamaan niitä, jos ne eivät ole. Tarkempia tietoja on OpenOffice.orgin ohjetiedostoissa.

Työkalurivien mukauttaminenTyökalurivien mukauttaminen

Mukauta OpenOffice.orgin työkalurivejä Mukauta-valintaikkunan avulla.

Napsauta minkä tahansa työkalurivin päässä olevaa nuolikuvaketta.
Valitse Customize Toolbar (Mukauta työkalurivi).
Valitse mukautettava työkalurivi.
Napsauttamasi työkalurivi tulisi olla jo valittuna. Voit vaihtaa mukautettavaa työkaluriviä valitsemalla haluamasi työkalurivin Työkalurivi-valikosta.
Valitse työkalurivissä esitettävien komentojen viereiset valintaruudut ja poista niiden komentojen valintaruudut, joita et halua työkaluriviin.
Valitse, haluatko tallentaa mukautetun työkalurivin käyttämääsi OpenOffice.org-moduuliin tai asiakirjaan.
- OpenOffice.org-moduuli
  Mukautettu työkalurivi on käytössä aina, kun moduuli avataan.
- Asiakirjan tiedostonimi
  Mukautettu työkalurivi on käytössä aina, kun asiakirja avataan.
Voit mukauttaa muita työkalurivejä toistamalla nämä toimet.
Valitse OK.

Voit valita tietyssä työkalurivissä esitettävät painikkeet nopeasti.

Napsauta muutettavan työkalurivin päässä olevaa nuolikuvaketta.
Tuo painikeluettelo näyttöön valitsemalla Visible Buttons (Näkyvät painikkeet).
Valitse näyttöön tulevasta luettelosta painikkeet (ota käyttöön) tai poista niiden valinta (poista käytöstä).

Valikoiden mukauttaminenValikoiden mukauttaminen

Voit lisätä kohteita nykyisiin valikkoihin tai poistaa niitä, järjestellä valikoita tai jopa luoda uusia valikoita.

Valitse Tools (Työkalut)+Customize (Mukauta)+Menu (Valikko).
Valitse muutettava valikko tai luo uusi valikko valitsemalla Uusi.
Saat lisätietoja Mukauta-valintaikkunan asetuksista valitsemalla Ohje.
Muokkaa, lisää tai poista valikon kohteita.
Valitse OK.

Pikanäppäinten mukauttaminenPikanäppäinten mukauttaminen

Voit määrittää nykyisiä pikanäppäimiä uudelleen ja määrittää uusia pikanäppäimiä usein käytetyille toiminnoille.

Valitse Tools (Työkalut)+Customize (Mukauta)+Keyboard (Näppäimistö).
Valitse toiminnolle määritettävät näppäimet tai valitse toiminto ja määritä sille näppäin tai näppäinyhdistelmä.
Saat lisätietoja Mukauta-valintaikkunan asetuksista valitsemalla Ohje.
Muokkaa, lisää tai poista pikanäppäimiä.
Valitse OK.

Tapahtumien mukauttaminenTapahtumien mukauttaminen

OpenOffice.org tarjoaa tapoja määrittää makroja tapahtumille, kuten sovelluksen käynnistykselle tai asiakirjan tallentamiselle. Määritetty makro suoritetaan automaattisesti, kun valittu tapahtuma tapahtuu.

Valitse Työkalut+Mukauta+Tapahtumat.
Valitse muutettava tapahtuma.
Saat lisätietoja Mukauta-valintaikkunan asetuksista valitsemalla Ohje.
Määritä tai poista valitun tapahtuman makroja.
Valitse OK.

Yleisten asetusten muuttaminenYleisten asetusten muuttaminen

Voit muuttaa yleisiä asetuksia missä tahansa OpenOffice.org-sovelluksessa valitsemalla valikkoriviltä Työkalut > Määritykset. Tämä avaa seuraavassa kuvassa esitetyn ikkunan. Puurakennetta käytetään näyttämään asetusluokat.

Kuva 3.1. Valinnat-ikkuna

Seuraavassa taulukossa luetellaan asetusluokat ja niiden lyhyt kuvaus:

	Huomaa
Näkyviin tulevat asetusluokat määrittyvät käytettävän moduulin mukaan. Jos esimerkiksi olet Writerissa, OpenOffice.org Writer -luokka näkyy luettelossa, mutta OpenOffice.org Calc -luokka ei näy. OpenOffice.org Base -luokka näkyy sekä Calcissa että Writerissa. Taulukon Sovellus-sarake näyttää, miss kukin asetusluokka on käytettävissä.

Taulu 3.2. Yleiset asetusluokat

Asetusluokka	Kuvaus	Sovellus
OpenOffice.org	Erilaisia perusasetuksia, kuten käyttäjätiedot (esimerkiksi osoite ja sähköposti), tärkeät polut ja tulostinten ja ulkoisten ohjelmien asetukset.	Kaikki
Lataa/tallenna	Sisältää asetukset, jotka liittyvät erilaisten tiedostotyyppien avaamiseen ja tallentamiseen. Valintaikkuna yleisille asetuksille ja useita erityisvalintaikkunoita, joilla voi määrittää, kuinka ulkoisia muotoja käsitellään.	Kaikki
Kielen asetukset	Kattaa kieliin ja kirjoitusapuvälineisiin liittyvät asetukset, kuten sijainnin ja oikeinkirjoituksen tarkistuksen asetukset. Täällä myös asetetaan aasialaisten kielten tuki.	Kaikki
OpenOffice.org Writer	Määrittää yleiset tekstinkäsittelyasetukset, kuten Writerin käyttämät peruskirjasimet ja -asettelu.	Writer
OpenOffice.org Writer/Web	Muuttaa OpenOffice.orgin HTML-kirjoittamiseen liittyviä asetuksia.	Writer
OpenOffice.org Calc	Muuttaa Calc-asetuksia, kuten lajitteluluetteloihin ja ruudukoihin liittyviä asetuksia.	Calc
OpenOffice.org Impress	Muuttaa kaikkiin esityksiin liittyviä asetuksia. Voit esimerkiksi määrittää osien järjestelyssä käytettävän ruudukon mittayksikön.	Impress
OpenOffice.org Draw	Sisältää vektoripiirustusmoduuliin liittyvät asetukset, kuten piirustusmittakaavan, ruudukon ominaisuudet ja joitakin tulostusasetuksia.	Draw
OpenOffice.org Math	Sisältää yhden valintaikkunan, jossa voit määrittää kaavojen erikoistulostusasetukset.	Math
OpenOffice.org Base	Sisältää valintaikkunoita, joilla voit määrittää ja muokata yhteyksiä ja rekisteröityjä tietokantoja.	Base
Charts (Kaaviot)	Määrittää juuri luotujen kaavioiden oletusvärit.	Kaikki
Internet	Sisältää välityspalvelinten määrittämisvalintaikkunat sekä hakukoneisiin liittyvien asetusten muuttamisvalintaikkunat.	Kaikki

	Tärkeää
Kaikki taulukossa luetellut asetukset ovat käytössä kaikissa määritetyissä sovelluksissa. Niitä käytetään oletusarvoina kaikissa luomissasi uusissa asiakirjoissa.

Mallien etsiminenMallien etsiminen

Mallit parantavat OpenOffice.orgin käyttöä yksinkertaistamalla erilaisten asiakirjojen muotoilutehtäviä. OpenOffice.orgin mukana toimitetaan muutamia malleja, ja Internetissä on lisää malleja. Voit myös luoda omia malleja. Mallien luominen ei kuulu tämän oppaan aihealueisiin, mutta tarkat ohjeet ovat OpenOffice.orgin ohjejärjestelmässä ja muissa verkossa olevissa oppaissa ja opetusohjelmissa.

Mallien lisäksi verkossa on muita lisäosia ja apuohjelmia. Seuraavassa luettelossa on joitakin paikkoja, joista voi löytyä malleja ja muita lisäosia. Huomaa, etteivät seuraavassa taulukossa olevat tiedot ole ehkä ajan tasalla, koska WWW-sivustot saattavat sulkeutua tai niiden sisältö voi muuttua.

Taulu 3.3. OpenOffice.org-mallien ja -lisäosien etsiminen

Sijainti	Sisältö
OpenOffice.org-oppaiden WWW-sivusto, katso http://documentation.openoffice.org/Samples_Templates/User/template_2_x/index.html	Calc-laskentataulukoiden, CD-koteloiden, siemenpakkausten, faksien kansilehtien malleja ja niin edelleen
Worldlabel.com, katso http://www.worldlabel.com/Pages/openoffice-template.htm	Malleja erilaisia tarroja varten

Lisätietoja malleista on kohteissa Kohta 3.2.4, ”Mallien käyttäminen asiakirjojen muotoilemiseen” ja Kohta 3.3.2, ”Mallien käyttäminen Calcissa”.

	Tärkeää
Windows-osion tiedostot ovat yleensä `/windows`-hakemiston alihakemistossa.