Osa II. Toimisto ja yhteistyö / Luku 5. GroupWisen Linux-ohjelma: Sähköpostin ja kalenterin käyttäminen | ||||
|---|---|---|---|---|
 | 4.2. Evolutionin käyttäminen: Yleiskuvaus | 5.2. GroupWisen eri tilojen käyttäminen |  | |
Osa II. Toimisto ja yhteistyö / Luku 5. GroupWisen Linux-ohjelma: Sähköpostin ja kalenterin käyttäminen | ||||
|---|---|---|---|---|
| 4.2. Evolutionin käyttäminen: Yleiskuvaus | 5.2. GroupWisen eri tilojen käyttäminen | | |
Sisältö
GroupWise® on kestävä ja luotettava viestintä- ja yhteistyöjärjestelmä, jonka avulla voit olla yhteydessä yleiseen postilaatikkoosi milloin ja missä tahansa. Tässä osiossa kuvataan GroupWise-ohjelman yleiskuvaus, jonka avulla voit alkaa käyttää monen käyttöympäristön GroupWise-ohjelmaa nopeasti ja helposti.
Pääikkuna on GroupWisen ensisijainen työskentelyalue. GroupWisen pääikkunassa voit esimerkiksi lukea viestejä, määrittää tapaamisia, tarkastella kalenteria, hallita yhteystietoja muuttaa GroupWisen käyttötilaa, avata kansioita ja avata asiakirjoja.
Voit avata useita pääikkunoita GroupWisessa valitsemalla ja valitsemalla . Tästä on hyötyä, jos käytät toisen käyttäjän antamia valtuuksia, Sillä voit tarkastella sekä omaa pääikkunaasi että valtuudet antaneen käyttäjän pääikkunaa. Haluat ehkä lisäksi avata jonkin tietyn kansion toisessa ikkunassa ja tarkastella kalenteriasi toisessa. Voit avata niin monta pääikkunaa kuin tietokoneen muisti voi käsitellä.
Pääikkunan osat kuvataan alla olevassa luettelossa.
Työkalurivin avulla voit suorittaa tavallisia GroupWise-toimintoja nopeasti. Voit esimerkiksi avata osoitekirjan, lähettää postisanomia ja etsiä haluamasi viestin. Lisätietoja työkalurivistä on kohdassa Kohta 5.4, ”Työkalurivin käyttäminen”.
Kansio- ja viestiluettelon otsikko sisältää avattavan luettelon, jossa voit valita GroupWisen suoritustilan (online tai välimuisti), avata arkistoidun tai varmuuskopioidun postilaatikon ja määrittää toisen käyttäjän valtuuksilla käytettävän postilaatikon.
Pääikkunan vasemmassa reunassa olevan kansioluettelon avulla voit järjestää GroupWise-viestisi. Voit myös luoda uusia kansioita viestien varastoimista varten. Kaikkien kansioiden (lukuun ottamatta jaettuja kansioita) vieressä näkyy kansiossa olevien lukemattomien viestien määrä hakasulkeissa. Lähetetyt viestit -kansion vieressä hakasulkeissa oleva numero näyttää, kuinka monta viestiä odottaa lähettämistä välimuistitilassa.
Seuraavassa on kuvattu kunkin oletuskansion sisältö:
Käyttäjäkansiosi (merkitty omalla nimelläsi) vastaa GroupWise-tietokantaasi. Kaikki pääikkunan kansiot ovat käyttäjäkansion alikansioita.
Postilaatikossa näkyvät kaikki vastaanottamasi viestit lukuun ottamatta aikataulutettuja viestejä (ajanvarauksia, tehtäviä ja muistutuksia), jotka olet hyväksynyt tai hylännyt. Hyväksytyt ajanvaraukset siirretään kalenteriin.
-kansiossa näkyvät kaikki postilaatikosta ja kalenterista lähetetyt viestit. -kansio GroupWise 6.5 :tä edeltävissä versioissa oli kyselykansio, joka poikkeaa jonkin verran nykyisestä -kansiosta.
Seuraavassa verrataan aiempaa -kyselykansiota ja nykyistä -kansiota.
Taulu 5.1. Lähetetyt viestit -kyselykansion ja Lähetetyt viestit -kansion vertailu
Oletusarvoisesti Osoitteet-kansio on osoitekirjan Usein käytetyt osoitteet -osoitekirja. Osoitteet-kansioon tehdyt muutokset tehdään myös Usein käytetyt osoitteet -osoitekirjaan.
Tässä kansiossa voit tarkastella, luoda ja muokata osoitteita, resursseja, organisaatioita ja ryhmiä.
Valtuutetut käyttäjät eivät näe Osoitteet-kansiotasi.
Tarkistusluettelo-kansion avulla voit luoda tehtäväluettelon. Voit siirtää viestejä (sähköpostiviestejä, puhelinviestejä, muistutuksia, tehtäviä tai ajanvarauksia) tähän kansioon ja järjestää ne haluamasi järjestykseen. Kuhunkin viestiin liittyy valintaruutu, joten voit merkitä viestit sitä mukaa kuin olet suorittanut ne.
Seuraavassa vertaillaan Tarkistusluettelo-kansiota ja Tehtäväluettelo-kyselykansiota (joka oli GroupWisen aiemmissa versioissa).
Taulu 5.2. Tarkistusluettelo-kansion ja Tehtäväluettelo-kansion vertailu
Asiakirjaviittauksesi on järjestetty Asiakirjat-kansioon, josta niiden etsiminen on helppoa.
Asiakirjat-kansio voi sisältää vain asiakirjoja. Jos GroupWise-ohjelma, jonka versio on 5.5 tai vanhempi, siirtää jonkin muunlaisen kohteen tähän kansioon, kohde poistetaan.
Kaikki omat kansiosi ovat kaapissa. Voit järjestellä kansioita ja asetella niitä sisäkkäin valitsemalla +. Voit muuttaa kansioiden lajittelujärjestystä napsauttamalla -kansiota hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla ja valitsemalla lajitteluperusteen.
Kaikki Roskapostin käsittelyn avulla roskapostiosoitteiksi määritetyistä osoitteista ja Internet-jakelualueista saapuneet sähköpostiviestit siirretään Roskaposti-kansioon. Tätä kansiota ei luoda kansioluetteloon, ellei Roskaposti-asetus ole käytössä.
Kun Roskaposti-asetukset ovat käytössä, tätä kansiota ei voi poistaa. Kansio voidaan kuitenkin nimetä uudelleen ja siirtää toiseen paikkaan kansioluettelossa. Jos kaikki Roskaposti-asetukset on poistettu käytöstä, kansio voidaan poistaa. Kansio voidaan poistaa myös, jos järjestelmän vastuuhenkilö on poistanut Roskapostin käsittely -toiminnon käytöstä.
Voit poistaa Roskaposti-kansion kohteet napsauttamalla kansiota hiiren kakkospainikkeella valitsemalla ja valitsemalla Kyllä.
Kaikki poistetut posti- ja puhelinviestit, ajanvaraukset, tehtävät, asiakirjat ja muistutukset siirretään Roskakori-kansioon. Roskakorissa olevia viestejä voi tarkastella, avata tai palauttaa postilaatikkoon ennen roskakorin tyhjentämistä. (Roskakorin tyhjentäminen poistaa siinä olevat viestit järjestelmästä.)
Voit tyhjentää koko roskakorin tai poistaa sieltä ainoastaan valitut viestit. Roskakorin kohteet tyhjennetään automaattisesti ympäristömääritysten Cleanup (Puhdistus) -välilehdessä määritettynä päivävälinä ja voit myös tyhjentää roskakorin manuaalisesti. Järjestelmän ylläpitäjä voi määrittää, että roskakori tyhjennetään säännöllisin väliajoin automaattisesti.
Jaettu kansio on kuten tavallinen Kaapin kansio, mutta myös muut käyttäjät pääsevät käyttämään sitä. Voit luoda jaettuja kansioita Kaappiin tai jakaa omat aiemmin luodut kansiot. Voit valita, kenen kanssa jaat kansion ja mitä valtuuksia kullekin käyttäjälle myönnät. Käyttäjät voivat sijoittaa jaettuun kansioon viestejä, vetää sinne aiemmin tallennettuja viestejä ja luoda keskusteluja. Et voi jakaa järjestelmäkansioita, kuten Kaappia, Roskakoria ja keskeneräisten töiden kansiota.
Pääikkunan oikeassa laidassa oleva viestiluettelo näyttää posti- ja puhelinviestit, ajanvaraukset, muistutukset, tehtäväpyynnöt ja asiakirjaviittaukset. Viestiluettelo voidaan lajitella napsauttamalla halutun sarakkeen otsikkoa. Alkuperäinen lajittelujärjestys voidaan palauttaa napsauttamalla otsikkoa uudelleen. Saat lisätietoja eri kohteiden kuvakkeista kohdasta Kohta 5.3.2, ”Postilaatikon ja kalenterin kohteiden vieressä näkyvät kuvakkeet”.
