Aplikace Kontact může spravovat více emailových účtů, například soukromou a pracovní emailovou adresu. Při psaní e-mailu vyberte jednu z dříve definovaných identit klepnutím na nabídku Zobrazit+Identita. Chcete-li vytvořit nový profil identity, vyberte nabídku Nastavení+Konfigurovat KMail a potom možnosti Identity+Přidat. V otevřeném dialogovém okně zadejte název nové identity, například „soukromá“ nebo „pracovní.“ Klepnutím na tlačítko OK otevřete dialogové okno, ve kterém zadáte další informace. Můžete také přiřadit identitu složce. Potom je tato přiřazená identita vybrána pro odpověď na zprávu z dané složky.

Na kartě Obecné zadejte své jméno, organizaci a emailovou adresu. Na kartě Kryptografie vyberte klíče pro odesílání digitálně podepsaných nebo šifrovaných zpráv. Funkce šifrování fungují pouze v případě, že je vytvořen klíč pomocí aplikace KGpg popsané v 10 – „Šifrování pomocí nástroje KGpg“.

Na kartě Pokročilé můžete zadat výchozí adresy pro odpovědi a skryté kopie, určit slovník, vybrat složky pro koncepty a odeslané zprávy a definovat způsob odesílání zpráv. Na kartě Podpis rozhodněte, zda a jak má být každá odeslaná zpráva podepsána zvláštním blokem textu na konci. Například můžete ke každému e-mailu připojit své kontaktní informace. Chcete-li tuto možnost zapnout, zaškrtněte políčko Povolit podpis a rozhodněte, zda má být podpis získán ze souboru, vstupního pole nebo výstupu příkazu. Na kartě Obrázek můžete zadat cestu k malé (48x48 pixelů) monochromatické ikoně, která bude zobrazena ve všech vašich e-mailech, pokud software příjemce tuto funkci podporuje. Po dokončení všech nastavení identity potvrďte volby klepnutím na tlačítko OK.

Nastavení v části Účty určují způsob přijímání a odesílání e-mailů v aplikaci Kontact. Obsahuje dvě karty, jednu pro odesílání a druhou pro příjem zpráv. Řada těchto nastavení se liší v závislosti na systému a síti, ve které se nachází emailový server. Pokud si nejste jisti, která nastavení nebo položky máte vybrat, obraťte se na poskytovatele Internetu nebo správce systému.

Chcete-li na kartě Odesílání vytvořit schránku odchozích zpráv, klepněte na tlačítko Přidat. Vyberte jeden z typů přenosu – SMTP nebo sendmail. Ve většině případů je správnou volbou typ SMTP. Po tomto výběru se zobrazí nové okno, do kterého zadáte údaje o serveru SMTP. Zadejte název a adresu serveru (kterou jste získali od poskytovatele Internetu). Pokud server požaduje ověření uživatele, zaškrtněte políčko Server požaduje ověření. Karta Bezpečnost obsahuje nastavení zabezpečení. Zde zadejte upřednostňovanou metodu šifrování.

Na kartě Příjem vytvořte nastavení pro příjem e-mailu. Nový účet vytvoříte klepnutím na tlačítko Přidat. Vyberte metodu příjmu zpráv, například místní (uloženo ve formátu mbox nebo maildir), POP3 nebo IMAP. Nastavení musí odpovídat příslušnému serveru.

Chcete-li importovat e-maily z jiných aplikací, vyberte v zobrazení pošty v aplikaci Kontact nabídku Soubor+Importovat zprávy. V současnosti obsahuje importní filtry pro aplikaci Outlook Express, formát mbox, e-maily v textovém formátu, aplikace Pegasus Mail, Opera, Evolution a další. Nástroj pro import lze také spustit samostatně příkazem kmailcvt.

Vyberte odpovídající aplikaci a potvrďte ji klepnutím na tlačítko Pokračovat. V závislosti na vybraném typu je třeba zadat soubor nebo složku. Aplikace Kontact potom provede import.

Chcete-li napsat novou zprávu, vyberte nabídku Zpráva+Nová zpráva nebo klepněte na odpovídající ikonu na panelu nástrojů. Chcete-li odeslat zprávu z jiného emailového účtu, vyberte některou z identit podle popisu v 4.2.1 – „Konfigurace identit a účtů“. Do pole Příjemce zadejte emailovou adresu nebo část jména nebo adresy ze svého adresáře. Pokud aplikace Kontact v adresáři naleznete položky odpovídající vloženému textu, otevře se jejich seznam. Klepněte na požadovanou adresu nebo dokončete zadávání, pokud žádná z adres neodpovídá. Chcete-li vybrat přímo z adresáře, klepněte na tlačítko ... vedle pole Adresa.

Chcete-li ke zprávě přiložit soubory, klepněte na ikonu sponky a vyberte soubor, který má být přiložen. Také můžete přetáhnout soubor z pracovní plochy nebo jiné složky do okna Nová zpráva nebo vybrat některou z možností v nabídce Přiložit. Normálně je formát souboru rozeznán správně. Pokud není formát rozeznán, klepněte na ikonu pravým tlačítkem. Zobrazí se nabídka. Vyberte v ní příkaz Vlastnosti. V následujícím dialogovém okně nastavte formát a název souboru a přidejte popis. Dále rozhodněte, zda má být přiložený soubor podepsán nebo zašifrován.

Zprávu po napsání okamžitě odešlete pomocí nabídky Zpráva+Odeslat nebo ji přesuňte do pošty k odeslání pomocí nabídky Zpráva+Odeslat později. Pokud e-mail odešlete, je zpráva po úspěšném přenosu zkopírována do složky odeslaná pošta. Zprávy uložené ve složce pošta k odeslání lze upravit nebo odstranit.

Chcete-li e-mail zašifrovat, nejdříve vygenerujte pár klíčů podle popisu v 10 – „Šifrování pomocí nástroje KGpg“. Chcete-li nastavit podrobnosti procesu šifrování, vyberte nabídku Nastavení+Konfigurovat KMail+Identity a určete identitu, pod kterou budou odesílány šifrované a podepsané zprávy. Potom klepněte na možnost Změnit. Potvrďte výběr tlačítkem OK. V odpovídajícím poli se zobrazí elektronický klíč. Klepnutím na tlačítko OK zavřete konfigurační dialogové okno.

Složky zpráv pomáhají v uspořádání zpráv. Ve výchozím nastavení jsou ukládány v adresáři ~/.kde/share/apps/kmail/mail. Aplikace KMail při prvním spuštění vytvoří několik složek. doručená pošta je určena k počátečnímu uložení nových zpráv získaných ze serveru. pošta k odeslání slouží k dočasnému uložení zpráv zařazených do fronty k odeslání. odeslaná pošta je určena pro kopie odeslaných zpráv. odstraněná pošta obsahuje kopie všech e-mailů odstraněných tlačítkem Del nebo pomocí nabídky Úpravy+Přesunout do koše. Koncepty slouží k uložení nedokončených zpráv. Pokud používáte protokol IMAP, složky IMAP jsou zobrazeny pod místními složkami. Každý server příchozí pošty má vlastní složky v Seznamu složek.

Pokud chcete zprávy uspořádat do dalších složek, vytvořte nové složky pomocí nabídky Složka+Nová složka. Otevře se okno, ve kterém zadáte název a formát nové složky.

Klepnutím pravým tlačítkem na složku zobrazíte kontextovou nabídku s několika operacemi se složkou. Po klepnutí na možnost Platnost zadáte datum vypršení pro přečtené a nepřečtené zprávy, způsob, jakým mají být po vypršení zpracovány, a zda mají být zprávy s vypršenou platností odstraněny nebo přesunuty do jiné složky. Pokud má být složka určena k uložení zpráv z emailové konference, nastavte nezbytné volby pomocí nabídky Složka+Správa emailových konferencí.

Chcete-li přesunout některé zprávy do jiné složky, přetáhněte je z horního podokna do odpovídající složky v levém podokně. Zprávy můžete také přesunout tak, že je zvýrazníte a potom stisknete klávesu M nebo vyberete nabídku Zpráva+Přesunout do. Zobrazí se seznam složek. V něm vyberte složku, do které mají být zprávy přesunuty.

Filtry poskytují pohodlný způsob automatického zpracování příchozích zpráv. Pomocí různých aspektů zpráv, např. odesílatele nebo velikosti, přesouvají zprávy do konkrétních složek, odstraňují nechtěné zprávy, vrací zprávy zpět odesílateli nebo provádějí celou řadu další akcí.