OpenOffice.org 包含一個資料庫模組 Base。使用 Base 來設計可儲存包羅萬象資訊的資料庫,範圍從簡單的通訊錄或處方檔案到精密的文件管理系統。
藉由手動的方式,或使用方便的精靈,可建立表格、表單、查詢與報表。例如,表格精靈包含數個商務與個人使用的常見欄位。在 Base 中建立的資料庫,可作為資料來源,例如,在建立表單信函時使用。
使用 Base 設計資料庫的詳細資訊不在本文討論的範圍之內。第 3.8 節「尋找 OpenOffice.org 的相關說明及資訊」中列出的來源將提供更多詳細資訊。
Base 隨附數個預先定義的資料庫欄位以協助您建立資料庫。本節的步驟著重在使用預先定義的欄位來建立通訊錄,不過只要遵循這些步驟,也可以輕鬆地使用預先定義的欄位來處理任何內建的資料庫選項。
建立資料庫的流程可以分割成數個子流程:
首先,建立資料庫。
按一下++。
選取+。
按一下以便讓其他 OpenOffice.org 模組能夠使用您的資料庫資訊,選取對話方塊下半部的兩個核取方塊,然後按一下。
瀏覽至要儲存資料庫的目錄,指定資料庫名稱,然後按一下。
下一步是定義資料庫表格中使用的欄位。
在表格精靈中,按一下。
清單會變更為顯示專供個人使用的預先定義表格。如果您之前按下,則清單會包含預先定義的商務表格。
在清單中,按一下。
預先定義之通訊錄的可用欄位會顯示在功能表中。
在功能表中,按一下您的通訊錄要使用的欄位。
您可以一次選取一個項目,或是按著 Shift 鍵同時按一下多個項目來選取它們。
按一下單箭頭 → 將選取項目移至功能表。
若要將所有可用欄位都移至功能表,請按一下向右雙箭頭。
使用 ↑ 和 ↓ 按鍵調整所選欄位的順序。
表格和表單中顯示的欄位會依照您排列的順序顯示。
按。
確認每個欄位都已正確定義。
您可以變更欄位名稱、類型、所需項目以及欄位的最大長度 (欄位中允許輸入的字元數目)。針對此範例,請保留原有的設定。
按。
按一下、、,然後按一下。
接受表格的預設名稱,選取,然後按一下。
下一步是建立要輸入資料到通訊錄時所使用的表單。
在表單精靈中,按一下向右雙箭頭圖示將所有可用欄位移至清單內,然後按兩次。
選擇您要如何排列表單,然後按一下。
選取表單要使用什麼選項來顯示所有資料,同時保持所有核取方塊空白,然後按一下。
套用樣式和欄位框線,然後按一下。
針對此範例,請接受預設選項。
命名表單,選取選項,然後按一下。
定義完表單之後,您可以修改表單外觀以符合自己的喜好。
完成上一個步驟後,關閉先前開啟的表單。
在資料庫的主要視窗中,以滑鼠右鍵按一下要修改的表單 (應該只有一個選項),然後按一下。
將表單上的欄位拖曳到新位置以編排這些表單。
例如,將「名字」欄位移至「姓氏」欄位的右邊,然後根據您的喜好調整其他欄位的位置。
完成表單修改後,儲存並關閉表單。
當您建立資料庫表格和表單之後,就可以開始輸入資料。您也可以設計查詢和報表來排序及顯示資料。
請參閱 OpenOffice.org 線上說明與其他 第 3.8 節「尋找 OpenOffice.org 的相關說明及資訊」 列示的來源,以取得關於 Base 的其他資訊。