第 3 章 OpenOffice.org 办公套件

目录

3.1. 了解 OpenOffice.org
3.2. 使用 Writer 处理文字
3.3. 通过 Calc 使用电子表格
3.4. 通过 Impress 使用演示文稿
3.5. 通过 Base 使用数据库
3.6. 使用 Draw 创建图形
3.7. 使用 Math 创建数学公式
3.8. 查找关于 OpenOffice.org 的帮助和信息

OpenOffice.org 是一种功能强大的开放源代码办公套件,它提供的工具可完成所有类型的办公任务,如书写文本、处理电子表格或创建图形和演示文稿。通过 OpenOffice.org,可以在不同的计算平台上使用相同的数据。还可以打开和编辑其他格式的文件(包括 Microsoft Office),然后将其保存为原来的格式(如果需要)。本章包括关于 Novell® 版 OpenOffice.org 的信息以及开始使用该套件时应注意的一些主要功能。

OpenOffice.org 包括多个应用程序模块(子程序),它们之间可以进行交互。表 3.1 “OpenOffice.org 应用程序模块” 中列出了这些模块。有关各个模块的完整说明,请参见在线帮助,如第 3.8 节 “查找关于 OpenOffice.org 的帮助和信息”中所述。

表 3.1. OpenOffice.org 应用程序模块

模块

用途

Writer

文字处理器应用程序模块

Calc

电子表格应用程序模块

Impress

演示文稿应用程序模块

Base

数据库应用程序模块

Draw

用于描绘矢量图形的应用程序模块

Math

用于生成数学公式的应用程序模块

根据所使用的桌面和窗口管理器,应用程序的外观将有所不同。无论外观如何,基本的布局和功能均相同。

3.1. 了解 OpenOffice.org

本节包含适用于 OpenOffice.org 中所有应用程序模块的信息。特定于模块的信息可以在与每个模块相关的章节中找到。

3.1.1. OpenOffice.org 2.0 中的新功能

OpenOffice.org 2.0 包含早期版本中未包含的许多改进和功能。最大的新功能是 Base 数据库模块。从上一个版本之后已经有了许多其他更改,例如增强的 PDF 导出和改进的字数统计功能。有关功能、修复程序和增强功能的完整列表,请转至 OpenOffice.org 万维网站点

3.1.2. Novell 版的 OpenOffice.org 中的增强功能

随 SLED 提供的 Novell 版的 OpenOffice.org 包含标准版中没有的一些增强功能。包括:

与 SUSE Linux Enterprise Desktop 集成

Novell 版的 OpenOffice.org 中的工具栏图标经过重新设计,与 SUSE Linux Enterprise Desktop 尽可能保持一致,包含对桌面外观或主题更改的支持。这些功能在 Linux 桌面之间提供了一致的界面,这增强了整体可用性并有助于最大限度地减少企业培训和支持要求。

本机桌面对话框

Novell 版的 OpenOffice.org 使用桌面的本机文件对话框而不是标准版中的对话框。这可以在您的环境中提供其他应用程序的相同外观,让您感到一致和熟悉。

对 Microsoft Office 文件格式的增强支持

OpenOffice.org 支持导入和导出 Microsoft Office 文件格式,甚至使用兼容的字体匹配文档的长度。如果在 Linux/Windows 的混合环境中部署 Linux 桌面,则透明文档共享使 OpenOffice.org 成为最佳选择。

作为 Microsoft Office 文档以电子邮件发送

标准版的 OpenOffice.org 支持从 OpenOffice.org 应用程序内将文件作为 PDF 文件以电子邮件发送。使用 Novell 版的 OpenOffice.org,也可以将任何文档作为 Microsoft Office 文件以电子邮件发送。例如,可以将 Writer 文件作为 Microsoft Word 文件以电子邮件发送。如果选择了该选项,则在默认的电子邮件应用程序中,该文件会自动转换并附带到电子邮件中。

Excel VBA 宏互操作性

Novell 版的 OpenOffice.org 方便了从 Microsoft Excel 迁移许多宏。尽管不能成功迁移所有宏,但这种互操作性比标准版好多了,标准版不支持迁移宏。

增强字体

对于 Novell 版的 OpenOffice.org,AGFA 提供的 Novell 许可字体使用与 Microsoft Office 中的字体相同或相似的名称。这些字体看起来也类似于 Microsoft 使用的字体。这允许 OpenOffice.org 打开原来在 Microsoft Office 中编辑的文档时匹配字体,并非常接近地匹配分页和页面格式设置。

与 Novell Evolution 集成

Novell 版的 OpenOffice.org 与 Novell Evolution™ 高度集成,允许用户使用 Evolution 通讯录作为数据源,将文档作为电子邮件发送和执行邮件合并。

改进的文件访问

文件可以从计算机可用的任何源提供。网络文件可以无缝地打开和保存。

反别名的演示文稿图形

在启用硬件加速的情况下(默认),Novell 版的 OpenOffice.org 可以在 Impress 幻灯片中提供高质量的图形。

更快的启动时间

Novell 版的 OpenOffice.org 包含一个改进的内置快速启动程序,在系统启动时装载 OpenOffice.org 组件并从而改进了应用程序的启动时间。随后的文档装载时间也已经得到改进。

3.1.3. 使用标准版的 OpenOffice.org

标准版的 OpenOffice.org 也可以用于 SLED 。如果安装了 OpenOffice.org 的最新版本,所有 Novell 版文件都仍然兼容。但是,标准版不包含 Novell 增强功能。

3.1.4. 与其它办公应用程序的兼容性

OpenOffice.org 可以处理许多其他格式(包括 Microsoft Office)的文档、电子表格、演示文稿和数据库。这些文件可以像其他文件一样顺序地打开并保存回原来的格式。由于 Microsoft 格式是专有的,其规范对其他应用程序不可用,因此有时会存在格式设置问题。如果您在文档方面存在问题,请考虑在原始应用程序中打开这些文档,并以开放的格式重新保存,例如以 RTF 保存文本文档,以 CSV 保存电子表格。

[Tip]提示

有关从其他办公套件迁移到 OpenOffice.org 的有用信息,请参考 OpenOffice.org Migration Guide

3.1.4.1. 将文档转换为 OpenOffice.org 格式

OpenOffice.org 可以读取、编辑和保存许多格式的文档。使用这些文件不需要将它们的格式转换为 OpenOffice.org 格式。但是,如果希望转换这些文件,也可以做到。要转换大量文档(如在第一次切换为 OpenOffice.org 时),请执行以下操作:

  1. 选择文件+向导+文档转换器

  2. 选择转换的源文件格式。

    系统提供了几种 StarOffice 和 Microsoft Office 格式。

  3. 单击下一步

  4. 指定 OpenOffice.org 应查找模板和要转换的文档的位置以及转换后的文件所存放的目录。

    [Important]重要

    来自 Windows 分区的文档通常位于 /windows 的子目录中。

  5. 确保所有其他设置都适用,然后单击下一步

  6. 检查要执行的操作的摘要,然后单击转换开始转换。

    转换需要的时间量取决于文件的数量和它们的复杂程度。对于多数文档,转换不会需要太长时间。

3.1.4.2. 与其他办公套件的用户共享文件

OpenOffice.org 可用于大量操作系统。因此,当一组用户经常需要共享文件,而他们的计算机上没有使用相同的系统时,OpenOffice.org 就是非常理想的工具。

与他人共享文档时,可以使用若干个选项。

如果需要收件人能够编辑该文件:. 将该文档以另一用户需要的格式保存。例如,要另存为 Microsoft Word 文件,请单击文件另存为,然后选择另一用户需要的 Word 版本的 Microsoft Word 文件类型。

如果收件人只需要阅读该文档:. 使用文件+导出为 PDF 将该文档导出为 PDF 文件。使用 Adobe Acrobat Reader 等查看器,可以在任何平台上阅读 PDF 文件。 ,

如果希望共享文档以进行编辑:. 使用一种标准文档格式。默认的格式符合 OASIS 标准 XML 格式,这使它们与大量的应用程序兼容。TXT 和 RTF 格式虽然存在格式设置方面的限制,但它们可能是文本文档的合适选择。CSV 对于电子表格非常有用。OpenOffice.org 还可以提供收件人首选的格式,尤其是 Microsoft 格式。

如果希望将一个文档作为 PDF 以电子邮件发送:. 单击文件发送文档(作为 PDF 附件)。默认电子邮件程序会打开,并附带了该文件。

如果希望将一个文档以电子邮件发送给一个 Microsoft Word 用户:. 单击文件发送文档作为 MS-Doc 附件。默认电子邮件程序会打开,并附带了该文件。

3.1.5. 启动 OpenOffice.org

  1. 以下列方式之一启动该应用程序:

    • 在菜单栏上,单击文字处理器图标

      这会打开 Writer。要打开其他模块,请从新打开的 Wirter 文档中单击文件新建,然后选择希望打开的模块。

    • 从“计算机”菜单中,单击计算机更多应用程序办公,然后单击希望启动的 OpenOffice.org 模块。

    • 在一个终端窗口中,输入 ooffice。OpenOffice.org 窗口会打开。单击文件新建,然后选择希望打开的模块。

  2. 选择希望打开的模块。

如果任何 OpenOffice.org 应用程序已经打开,可以单击文件 > 新建 > 应用程序名称打开任何其他应用程序。

3.1.6. 改进 OpenOffice.org 装载时间

要通过在系统启动时预装载 OpenOffice.org 以加速该应用程序的装载时间:

  1. 单击工具选项内存

  2. 选择系统启动时启动

下一次重启动系统时,OpenOffice.org 会预装载。当打开一个 OpenOffice.org 应用程序模块时,会打开更快。

3.1.7. 自定义 OpenOffice.org

可以自定义 OpenOffice.org 以最好地满足您的需求和工作风格。工具栏、菜单和键盘快捷方式都可以重新配置,以帮助您更快地访问使用最多的功能。如果希望当应用程序事件发生时进行特定的操作,也可以向这些事件指派宏。例如,如果总是处理特定的电子表格,则可以创建一个打开该电子表格的宏并将其指派到“启动应用程序”事件。

本节包含用于自定义环境的简单通用说明。所作出的更改会立即生效,这样就可以查看更改是否是所希望的,如果不是,则返回和修改它们。有关详细说明,请参见 OpenOffice.org 帮助文件。

3.1.7.1. 自定义工具栏

使用自定义对话框修改 OpenOffice.org 工具栏。

  1. 单击任何工具栏尾部的箭头图标。

  2. 单击自定义工具栏

  3. 选择要自定义的工具栏。

  4. 选择希望在工具栏上出现的命令旁边的复选框,并取消选择不希望出现的命令旁边的复选框。

  5. 选择是在正在使用的 OpenOffice.org 模块中还是在文档中保存自定义的工具栏。

    • OpenOffice.org 模块

      只要打开该模块,就会使用自定义的工具栏。

    • 文档文件名

      只要打开该文档,就会使用自定义的工具栏。

  6. 重复操作以自定义更多工具栏。

  7. 单击确定

可以快速选择在特定工具栏上出现的按钮。

  1. 单击希望更改的工具栏尾部的箭头图标。

  2. 单击可见按钮以显示按钮的列表。

  3. 选择出现在列表中的按钮以启用(选中)或禁用(取消选中)它们。

3.1.7.2. 自定义菜单

可以在当前菜单中添加或删除项目和重新组织菜单,甚至创建新的菜单。

  1. 单击工具自定义菜单

  2. 选择希望更改的菜单,或单击新建以创建新的菜单。

    单击帮助以了解关于自定义对话框中选项的更多信息。

  3. 按需要修改、添加或删除菜单项。

  4. 单击确定

3.1.7.3. 自定义键盘快捷方式

可以重新指派当前已指派的键盘快捷方式,并为频繁使用的功能指派新的快捷方式。

  1. 单击工具自定义键盘

  2. 选择希望指派给一个功能的键,或选择该功能并指派键或组合键。

    单击帮助以了解关于自定义对话框中选项的更多信息。

  3. 按需要修改、添加或删除键盘快捷方式。

  4. 单击确定

3.1.7.4. 自定义事件

OpenOffice.org 还提供了向事件(如应用程序启动或保存文档)指派宏的几种方式。只要所选择的事件发生,指派的宏就会自动运行。

  1. 单击工具自定义事件

  2. 选择希望更改的事件。

    单击帮助以了解关于自定义对话框中选项的更多信息。

  3. 指派或去除所选择事件的宏。

  4. 单击确定

3.1.7.5. 更改全局设置

通过在菜单栏上单击 工具 > 选项,可在任何 OpenOffice.org 应用程序中对全局设置进行更改。这将打开如下图所示的窗口。树结构用于显示设置的类别。

图 3.1. “选项”窗口

“选项”窗口

下表列出了设置类别以及每个类别的简短说明:

表 3.2. 全局设置类别

设置类别

说明

OpenOffice.org

各种基本设置,包括您的用户数据(如,您的地址和电子邮件)、重要的路径以及打印机和外部程序的设置。

装载/保存

包括与打开和保存多种文件类型相关的设置。有一个用于一般设置的对话框,以及若干个用于定义如何处理外部格式的特殊对话框。

语言设置

包括与语言和写作帮助有关的各种设置,如语言地区设置和拼写检查设置。在这里也可以启用亚洲语言支持。

因特网

包括用于配置任何代理服务器以及更改与搜索引擎相关的设置的对话框。

文本文档

配置全局字处理选项,如 Writer 应使用的基本字体和布局。

HTML 文档

更改与 OpenOffice.org 的 HTML 创作功能有关的设置。

电子表格

更改 Calc 的设置,例如与排序列表和网格有关的设置。

演示

更改将应用于所有演示文稿的设置。例如,可以指定用于排列元素的网格的度量单位。

绘图

包括与矢量绘图模块相关的设置,例如绘图比例、网格属性和一些打印选项。

公式

提供了一个对话框,用于设置公式的特殊打印选项。

图表

定义用于新创建的图表的默认颜色。

数据源

定义应如何访问外部数据源。

[Important]重要

该表中列出的所有设置都全局适用。它们用作所创建的每个新文档的默认设置。

3.1.8. 查找模板

模板通过为各种不同类型的文档简化格式设置任务而极大地增强 OpenOffice.org 的使用。OpenOffice.org 带有若干模板,并且可以在因特网上找到更多模板。也可以创建自己的模板。创建模板不属于本指南范畴,但可以在 OpenOffice.org 帮助系统和在线提供的其他文档和教程中找到详细说明。

除了模板,还可以在线找到其他外件和附件。下表列出了可以查找模板和其他外件的主要位置。(因为万维网站点经常关闭或内容发生更改,阅读下表中的信息时,它们可能不是最新的。)

表 3.3. 查找 OpenOffice.org 模板和外件的位置

位置

可以查找的内容

OpenOffice.org 文档万维网站点

用于 Calc 电子表格的模板,包括 CD 盒、种子包、传真封面等

Worldlabel.com

许多标签类型的模板

有关模板的详细信息,请参见第 3.2.4 节 “使用模板设置文档格式”第 3.3.2 节 “在 Calc 中使用模板”


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