A Kontact egyszerre több e-mai fiókot is tud kezelni, mint például a magán vagy az üzleti e-mail fiókjait. Elektronikus levél írásakor, az előre megadott személyazonosságok közül válasszon egyet a Nézet+Azonosító menüpont használatával. Új személyazonossági profil létrehozásához válassza a Beállítások+Beállítások menüpontot, majd az Azonosítók+Hozzáadás pontot. A megjelenő párbeszédpanelben az új személyazonosságnak adjon nevet, mint például „magánjellegű” vagy „hivatalos.”Kattintson az OK gombra egy olyan párbeszédpanel megnyitásához, melyben további információk adhatók meg. Személyazonosságot egy mappához is rendelhet, így amikor a mappában lévő üzenetre válaszol, a hozzárendelt személy nevében kerül sor a válaszra.

Az Általános lapon adja meg a nevét, szervezetét és e-mail címét. A Titkosítás lapon válassza ki a kulcsokat az elektronikusan aláírandó vagy titkosítandó kimenő levelek számára. Ahhoz, hogy a titkosítás működjön, először létre kell hozni egy kulcsot a KGpg-vel, amint ezt a következő rész tárgyalja: 10. fejezet - Titkosítás a KGpg programmal

A Speciális lapon megadhatja azt az alapértelmezett címet, melyre a válaszokat várja, megadhatja az alapértelmezett rejtett másolat címet, kiválaszthat egy szótárat, kiválaszthatja a piszkozatok és az elküldött levelek mappáját, és megadhatja a levélküldés módját. Az Aláírás lapon megadhatja, hogy a levelek végén milyen aláírást tartalmazó blokk jelenjen meg. Például, aláírhatja az elektronikus levelét az elérhetőségi információival. E funkció aktiválásához válassza az Aláírás hozzáadása lehetőséget, és adja meg, hogy az aláírás egy fájlból, egy bemenő mezőből vagy egy parancs kimenetéből álljon-e elő. A Kép funkcióval megadhatja, hogy kis (48x48 képpontból álló) egyszínű ikon elérési útját, mely ikon megjelenik a leveleiben, ha a címzett levelező programja támogatja annak megjelenítését. Amikor befejezte a személyazonossággal kapcsolatos beállításokat, hagyja azokat jóvá az OK gombbal.

A Fiókok alatti beállítások határozzák meg, hogy a Kontact hogyan fogadja és küldje az elektronikus leveket. Két lapból áll, egy a küldés, egy pedig a fogadás beállításaihoz. Az ehhez a funkcióhoz tartozó beállítások nagyban függnek a levelező kiszolgálót hordozó rendszertől és hálózattól. Ha nem tudja biztosan a beállítandó adatokat, vagy a kiválasztandó tételeket, akkor konzultáljon az internetszolgáltatójával vagy a rendszergazdával.

A kimenő postaládák létrehozásához a Küldés lapon kattintson a Hozzáadás pontra. Válasszon az SMTP és az ún. sendmail transzporttípusok közül. A legtöbb esetben az SMTP a megfelelő választás. A választás után megjelenik egy ablak, melyben az SMTP-kiszolgáló adatait kell megadni. Adjon meg egy nevet, és írja be a kiszolgáló címét (ahogy az internetszolgáltató Önnek megadta). Ha a kiszolgáló hitelesítést igényel, engedélyezze A kiszolgáló név és jelszó megadását igényli pontot. A biztonsági beállítások a Biztonság lapon vannak. Itt adja meg a kívánt titkosítási módszert.

Az e-mailek fogadásával kapcsolatos beállításokat a Fogadás lapon teheti meg. Új fiók létrehozásához használja a Hozzáadás menüpontot. Válassza ki a levélfogadási módot. Ez lehet helyi (Mbox-ban tárolva vagy Maildir formátumban), POP3 vagy IMAP. Adja meg a kiszolgálónak megfelelő beállításokat.

Más alkalmazásokból történő levélimporthoz válassza a Fájl+Üzenetek importálása menüpontot a Kontact levélnézetében. Jelenleg az Outlook Expresshez, az mbox formátumhoz, az e-mail szövegformátumhoz, a Pegasus Mailhez, az Operához, az Evolutionhoz és más levelezőprogramokhoz van levélimportszűrő. Az importáló program önállóan is indítható a kmailcvt paranccsal.

Válassza ki a megfelelő az alkalmazás, és erősítse azt meg a Folytatás gombbal. A választott típustól függően egy fájlt vagy egy mappát kell megadni. Kontact ezután véglegesíti a folyamatot.

Új üzenet létrehozásához válassza az Üzenet+Új üzenet menüpontot vagy kattintson eszköztáron a megfelelő ikonra Ha más e-mail fiókból akar üzenetet küldeni, válasszon egy másik személyazonosságot a következő részben leírtak szerint: 4.2.1. szakasz - Személyazonosságok és fiókok beállítása. A Címzett mezőbe írjon be egy e-mail címet vagy egy, a címjegyzékben lévő név vagy cím kezdetét. Ha a Kontact a címjegyzékben talál olyasmit, ami megfelel a beírtaknak, megjelenik egy választóablak. Kattintson a kívánt névjegyre vagy folytassa a beírást, ha nincs találat. Ha közvetlenül a címjegyzékből akar választani, kattintson a Címjegyzék mező melletti... gombra.

Ha fájlt szeretne csatolni egy üzenethez, kattintson a gémkapocs ikonra, és válassza ki a csatolandó fájlt. Fájlt úgy is csatolhat, ha az asztaltól vagy egy másik mappából egy fájlt azÚj üzenet ablakba húz vagy a Csatolás menü egyik pontját használja. Általában a fájl formátuma helyesen kerül felismerésre. Ha a formátum felismerése sikertelen, kattintson jobb gombbal az ikonra. A megjelenő menüben válassza a Tulajdonságok pontot. A következő párbeszédpanelben adja meg a formátumot és a fájlnevet, majd adjon meg egy leírást. Továbbá, adja meg, hogy a csatolt fájlt alá kell-e írni vagy titkosítani kell-e.

Az üzenet megírása után közvetlenül az Üzenet+Küldés menüponttal elküldheti, vagy a kimenő levelek közé helyezheti az Üzenet+Küldés később menüponttal. Ha elküldi az üzenetet, az üzenet a sikeres elküldés után az Elküldött üzenetek mappába másolódik. A Kimenő üzenetek mappába mozgatott üzenetek szerkeszthetők és törölhetők.

A levelének titkosításához először a következők szerint egy kulcspárt kell generálnia: 10. fejezet - Titkosítás a KGpg programmal A titkosítás részleteinek megadásához válassza a Beállítások+Beállítás+Azonosítók menüpontot, hogy megadja, mely személyazonosság nevében akar titkosított vagy aláírt levelet küldeni. Ezután nyomja meg a Módosít gombot. Az OK gombbal történő megerősítés után a megfelelő mezőben meg kell jelenni a kulcsnak. Az OK gombbal zárja be a beállító párbeszédpanelt .

Üzenetmappák az üzenetek elrendezését segítik. Alapértelmezésben ezek a ~/.kde/share/apps/kmail/mail könyvtárban vannak. Amikor először indítja a KMailt, a program számos mappát hoz létre. Kezdetben a Bejövő üzenetek mappába kerülnek a kiszolgálóról leszedett új üzenetek. A Kimenő üzenetek mappába kerülnek ideiglenesen a küldéshez sorba állított üzenetek. Az Elküldött üzenetek mappa az elküldött üzenetek másolatai számára szolgál. A Törölt üzenetekmappa a Del gombbal vagy a Szerkesztés+ Áthelyezés a törölt üzenetek közé menüponttal törölt e-maileket tartalmazza. A Piszkozatok mappába mentheti a még be nem fejezett üzeneteit. Ha IMAP-mappákat használ, az IMAP-mappák a helyi mappák alatt vannak felsorolva. Minden bejövő levelet biztosító levelezési kiszolgáló mappái megjelennek a mappalistában.

Ha további mappákba akarja szervezni az üzeneteket, a Mappa+Új mappa. menüponttal új mappákat hozhat létre. Ez a parancs megnyit egy olyan ablakot, melyben meg kell adni az új mappa nevét és formátumát.

Kattintson jobb gombbal egy mappára a mappaműveleteket tartalmazó helyi menühöz. Ha meg akarja adni az olvasott és olvasatlan levelei lejárati dátumát, hogy mi történjen velük az élvülés után és azt, hogy vajon a lejárt üzeneteket törölni kell-e vagy egy adott mappába áthelyezni, kattintson az Eltávolítás gombra. Ha egy mappát akar egy levelezőlistáról származó levelek tárolásához használni, a szükséges beállításokat a Mappa+ Levelezőlista-kezelés menüpontban adhatja meg.

Egy vagy több üzenet áthelyezéséhez az egyik mappából egy másikba, húzza azokat a felső ablakból a bal oldali ablak megfelelő mappájába. A kijelölt üzeneteket az M gomb lenyomásával vagy az Üzenet+Áthelyezés ide menüpont használatával is lehet mozgatni. A megjelenő mappalistában válassza ki azt a mappát, amibe át akarja helyezni az üzeneteket.

A szűrők használata a bejövő levelek automatikus feldolgozásának egy kényelmes módja. A szűrők a levél számos jellemzőjét fel tudják használni, mint például a feladót vagy a méretét ahhoz, hogy a levelet bizonyos mappákba helyezzék, töröljék a kéretlen leveleket, visszaküldjék a leveleket a feladónak vagy számos más műveletet hajtsanak végre.