Per aggiungere nella rubrica un contatto con nome e indirizzo e-mail dall'interno di un messaggio e-mail, fare clic con il pulsante destro del Mouse sull'indirizzo Nel Componente per la posta e selezionare Open in Address Book (Apri nella rubrica). Per aggiungere un nuovo contatto senza utilizzare un messaggio e-mail, Selezionare File (File)+new contact (nuovo contatto) nel componente per la rubrica. Entrambe queste procedure consentono di visualizzare una finestra di dialogo in cui è possibile immettere informazioni sul contatto.

Nella scheda General (Generale) immettere le informazioni di base sul contatto, ad esempio il nome, gli indirizzi e-mail e i numeri di telefono. Per ordinare gli indirizzi è possibile utilizzare le categorie. Details (Dettagli) contiene informazioni più specifiche, ad esempio la data di compleanno e il nome del coniuge.

Se il contatto utilizza un servizio di messaggistica in tempo reale, è possibile aggiungere queste identità in IM Addresses (Indirizzi messaggistica in tempo reale). Se si effettua questa operazione e viene eseguito Kopete o un altro programma di chat KDE contemporaneamente a Kontact, è possibile visualizzare le informazioni di stato su queste identità in Kontact. In Crypto Settings (Impostazioni cifratura) immettere i dati relativi alla cifratura del contatto, ad esempio la chiave pubblica.

Misc (Varie) contiene ulteriori informazioni, ad esempio una fotografia e la posizione delle informazioni Free/Busy (Disponibilità) dell'utente. Utilizzare Custom Fields (Campi personalizzati) per aggiungere informazioni personalizzate al contatto o alla rubrica.

I contatti possono inoltre essere importati in numerosi formati. Utilizzare File (File)+Import (importa) e scegliere il formato desiderato. quindi selezionare il file da importare.

Se si inviano spesso messaggi e-mail a uno stesso gruppo di persone, una lista di distribuzione consente di memorizzare più indirizzi e-mail come un singolo contatto, in modo da non dovere immettere tutti i nomi in ogni messaggio e-mail inviato a tale gruppo. Fare innanzitutto clic su Settings (Impostazioni)+Show Extension Bar (mostra barra estensioni)+Distribution List Editor (Editor lista di distribuzione) . Nella nuova sezione visualizzata fare clic su New List (Nuova lista). Immettere un nome per la lista e quindi fare clic su OK. Aggiungere contatti alla lista trascinandoli dall'elenco degli indirizzi nella finestra della lista di distribuzione. Quando si crea un messaggio e-mail, è possibile utilizzare questa lista come un normale contatto.

rubriche groupware

Il modo migliore per aggiungere risorse groupware consiste nell'utilizzare uno strumento separato denominato groupware wizard (configurazione guidata groupware) . A tale scopo, chiudere Kontact, quindi eseguire groupwarewizard in una riga di comando o dal gruppo Office (Ufficio) del menu KDE. Selezionare il tipo di server, ad esempio SLOX, GroupWise o Exchange, dall'elenco visualizzato, quindi immettere l'indirizzo e i dati per l'autenticazione. La procedura guidata aggiungerà le risorse disponibili a Kontact.

Kontact consente di accedere a più rubriche, ad esempio quelle condivise da Novell GroupWise o in un server LDAP. Selezionare Settings (Impostazioni)+Show Extension Bar (Mostra barra estensioni)+Address Books (rubriche) per visualizzare le rubriche correnti. Fare clic su Add (Aggiungi) per aggiungerne una, quindi selezionare il tipo e immettere le informazioni richieste.

Le caselle di controllo accanto alle rubriche indicano lo stato di attivazione di ognuna di esse. Per impedire che una rubrica venga visualizzata senza però cancellarla, deselezionare la casella di controllo. Remove (Rimuovi) cancella la rubrica selezionata dall'elenco.