| Chapitre 3. Suite bureautique OpenOffice.org | ||
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 | Partie II. Bureautique et collaboration |  |
| Chapitre 3. Suite bureautique OpenOffice.org | ||
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| | Partie II. Bureautique et collaboration | |
Table des matières
OpenOffice.org est une suite bureautique Open Source performante qui propose des outils pour tous les types de tâches de bureau, tels que l'écriture de textes, l'utilisation de tableurs ou la création de graphiques et de présentations. Grâce à OpenOffice.org, vous pouvez utiliser les mêmes données sur les différentes plates-formes informatiques. Vous pouvez également ouvrir et modifier des fichiers dans d'autres formats, y compris Microsoft Office, puis les enregistrer de nouveau dans ce format, si nécessaire. Le présent chapitre traite de l'édition Novell® d'OpenOffice.org, ainsi que de certaines des fonctions clés qui vous seront utiles dès vos premières utilisations de cette suite.
OpenOffice.org comprend plusieurs modules d'application (sous-programmes), conçus pour interagir les uns avec les autres. Il sont répertoriées dans le Tableau 3.1, « Modules d'application OpenOffice.org ». L'aide en ligne comporte une description complète de chaque module, comme l'indique la Section 3.8, « Recherche d'aide et d'informations sur OpenOffice.org ».
Tableau 3.1. Modules d'application OpenOffice.org
L'aspect de l'application varie en fonction du bureau et du gestionnaire de fenêtres utilisés. Quel que soit l'aspect du programme, la disposition et les fonctions de base sont identiques.
Cette section contient des informations qui s'appliquent à tous les modules d'application d'OpenOffice.org. Chaque module est ensuite présenté de manière plus spécifique dans la section qui lui est consacrée.
OpenOffice.org 2.0 contient de nombreuses améliorations et nouvelles fonctions par rapport aux précédentes versions. La nouvelle fonction la plus importante est le module de base de données Base. De nombreuses autres modifications ont été apportées par rapport à la version précédente, comme l'amélioration des possibilités d'exportation au format PDF et de décompte de mots. Pour obtenir la liste complète des fonctions, correctifs et améliorations d'OpenOffice.org 2.0, connectez-vous au site Web OpenOffice.org.
L'édition Novell d'OpenOffice.org fournie avec SLED contient des améliorations qui ne sont pas disponibles dans l'édition standard. Elles comprennent les éléments suivants :
L'édition Novell d'OpenOffice.org comprend des icônes de barre d'outils redessinées pour offrir une cohérence maximale avec SUSE Linux Enterprise Desktop, y compris en ce qui concerne la prise en charge de l'aspect du bureau ou les changements de thème. Ces fonctions proposent une interface cohérente sur l'ensemble du bureau Linux : la convivialité s'en trouve globalement améliorée et, pour l'entreprise, les besoins en formation et en assistance technique sont largement réduits.
L'édition Novell d'OpenOffice.org utilise les boîtes de dialogue de fichier d'origine du bureau et non celles de l'édition standard. Par conséquent, les éléments de cette édition ont le même aspect que les autres applications de l'environnement que vous utilisez habituellement : vous vous sentez donc à l'aise dès le départ.
OpenOffice.org prend en charge l'importation et l'exportation des formats des fichiers Microsoft Office, et tire même parti des polices compatibles pour que les documents aient exactement la même longueur dans les deux suites. Le partage transparent des documents fait d'OpenOffice.org le choix idéal si vous déployez des bureaux Linux dans un environnement mixte Linux/Windows.
L'édition standard d'OpenOffice.org prend en charge l'envoi par messagerie électronique de fichiers au format PDF à partir de l'application OpenOffice.org. Avec l'édition Novell d'OpenOffice.org, vous pouvez également envoyer par messagerie électronique tout document en tant que fichier Microsoft Office. Par exemple, vous pouvez envoyer via la messagerie électronique un fichier Writer en tant que fichier Microsoft Word. Lorsque vous sélectionnez cette option, le fichier est automatiquement converti et ajouté en pièce jointe à un message électronique dans votre application de messagerie par défaut.
L'édition Novell d'OpenOffice.org facilite la migration de nombreuses macros à partir de Microsoft Excel. Même s'il n'est pas possible de migrer toutes les macros, cette interopérabilité offre plus de possibilités que l'édition standard, qui ne prend pas en charge la migration des macros.
Pour l'édition Novell d'OpenOffice.org, Novell a concédé des polices issues d'AGFA sous licence, qui portent des noms identiques ou comparables à ceux des polices disponibles dans Microsoft Office. Ces polices ressemblent également aux polices utilisées par Microsoft. Ainsi, à l'ouverture des documents, OpenOffice.org peut « calquer » ses polices sur celles composées à l'origine dans Microsoft Office et peut reproduire à l'identique la pagination et le formatage au niveau de la page.
L'édition Novell d'OpenOffice.org est étroitement intégrée à Novell Evolution™ : les utilisateurs peuvent donc envoyer des documents dans des messages électroniques, mais aussi exécuter des opérations de fusion et de publipostage à l'aide du carnet d'adresses d'Evolution comme source de données.
Les fichiers sont disponibles à partir de toutes les sources accessibles à l'ordinateur. Les fichiers réseau sont ouverts et enregistrés en toute transparence.
Avec l'activation de l'accélération matérielle (par défaut), l'édition Novell d'OpenOffice.org propose des graphiques de qualité supérieure dans les diaporamas Impress.
L’édition Novell d'OpenOffice.org intègre un programme Quickstarter amélioré qui charge les composants d'OpenOffice.org au démarrage du système et améliore ainsi le temps de démarrage de l'application. Résultat : le temps de chargement des documents s'en trouve également amélioré.
L'édition standard d'OpenOffice.org fonctionne également avec SLED. Si vous installez la version la plus récente d'OpenOffice.org, tous vos fichiers de l'édition Novell restent compatibles. Toutefois, l'édition standard ne contient pas les améliorations Novell.
Dans OpenOffice.org, vous pouvez utiliser des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des bases de données au format de nombreuses autres suites, y compris Microsoft Office. Vous pouvez ouvrir ces documents de façon transparente, comme tout autre fichier, et les enregistrer dans leur format d'origine. Comme les formats Microsoft sont des formats propriétaires et que leurs spécifications ne sont pas accessibles aux autres applications, des problèmes de formatage risquent de se produire. Si vous rencontrez des problèmes avec vos documents, ouvrez-les dans leur application d'origine, puis enregistrez-les dans un format ouvert (par exemple, RTF pour les documents texte ou CSV pour les feuilles de calcul).
![[Tip]](admon/tip.png) | Astuce |
|---|---|
pour obtenir des informations concernant la migration d'autres suites bureautiques vers OpenOffice.org, reportez-vous au document OpenOffice.org Migration Guide (en anglais). | |
OpenOffice.org peut lire, modifier et enregistrer des documents dans différents formats. Pour utiliser ces fichiers, il n'est pas nécessaire de les convertir au format OpenOffice.org. Mais si vous souhaitez toutefois procéder à une conversion de ces fichiers, vous avez la possibilité de le faire. Pour convertir plusieurs documents (par exemple, au premier passage sous OpenOffice.org), procédez de la façon suivante :
Sélectionnez ++.
Choisissez le format de fichier à partir duquel vous effectuez la conversion.
Il existe plusieurs formats StarOffice et Microsoft Office possibles.
Cliquez sur .
Indiquez l'emplacement dans lequel OpenOffice.org doit rechercher les modèles et les documents à convertir, ainsi que le répertoire dans lequel il doit placer les fichiers convertis.
![[Important]](admon/important.png) | Important |
|---|---|
les documents provenant d'une partition Windows sont généralement placés dans un sous-répertoire | |
Vérifiez que tous les autres paramètres sont corrects, puis cliquez sur .
Examinez le récapitulatif des opérations à effectuer, puis lancez la conversion en cliquant sur .
La durée requise pour la conversion dépend du nombre et de la complexité des fichiers à traiter. Pour la plupart des documents, la conversion est assez rapide.
OpenOffice.org est disponible pour plusieurs systèmes d'exploitation. Cela en fait un excellent outil pour un groupe d'utilisateurs qui doivent fréquemment partager des fichiers, mais dont les ordinateurs utilisent des systèmes d'exploitation différents.
Pour partager vos documents, vous disposez de plusieurs méthodes.
Si vous souhaitez que le destinataire puisse modifier le fichier : enregistrez le document au format dont a besoin l'autre utilisateur. Par exemple, pour effectuer l'enregistrement en tant que fichier Microsoft Word, cliquez sur , puis sélectionnez le type de fichier Microsoft Word correspondant à la version de Word utilisée par le destinataire.
Si le destinataire a seulement besoin de lire le document : exportez le document au format PDF en sélectionnant +. Les fichiers PDF peuvent être lus sur n'importe quelle plate-forme, avec une visionneuse comme Adobe Acrobat Reader.
Si vous voulez partager un document en vue de le modifier : etilisez l'un des formats de document standard. Les formats par défaut sont conformes au format XML de la norme OASIS, ce qui les rend compatibles avec un grand nombre d'applications. Les formats TXT et RTF, même si leur formatage est limité, peuvent constituer des solutions satisfaisantes pour les documents contenant du texte. Le CSV est utile pour les feuilles de calcul. OpenOffice.org peut également offrir le format favori de votre destinataire, notamment les formats Microsoft.
Pour envoyer via la messagerie électronique un document au format PDF : cliquez sur . Votre programme de messagerie par défaut s'ouvre avec le fichier joint.
Pour envoyer via la messagerie électronique un document à un utilisateur de Microsoft Word : cliquez sur . Votre programme de messagerie électronique par défaut s'ouvre ; le fichier est ajouté en pièce jointe à un message.
Pour lancer une application, procédez de l'une des manières suivantes :
Dans la barre de menus, cliquez sur 
.
Writer s'ouvre. Pour ouvrir un module différent, cliquez sur dans le document Writer et choisissez le module.
Dans le menu Ordinateur, cliquez sur , puis cliquez sur le nom du module OpenOffice.org que vous voulez démarrer.
Dans une fenêtre de terminal, entrez la commande ooffice. La fenêtre OpenOffice.org s'ouvre. Cliquez sur et choisissez le module que vous souhaitez ouvrir.
Sélectionnez le module à ouvrir.
Si une application OpenOffice.org est ouverte, vous pouvez ouvrir n'importe quelle autre application en cliquant sur .
Pour accélérer le temps de chargement d'OpenOffice.org, pré-chargez cette application au démarrage du système :
Au prochain démarrage du système, OpenOffice.org sera pré-chargé. Lorsque vous ouvrirez un module d'application OpenOffice.org, cette opération sera plus rapide.
Vous pouvez personnaliser OpenOffice.org afin de parfaitement l'adapter à vos besoins et à votre façon de travailler. Vous pouvez reconfigurer l'ensemble des barres d'outils, des menus et des raccourcis clavier afin d'accéder plus rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus. Vous pouvez également associer des macros à des événements d'application pour que des opérations spécifiques soient exécutées chaque fois que ces événements se produisent. Par exemple, si vous travaillez systématiquement avec une feuille de calcul spécifique, vous pouvez créer une macro pour ouvrir cette feuille de calcul et l'associer à l'événement Start Application (Lancer l'application).
Cette section vous propose des instructions simples et génériques pour personnaliser votre environnement. Les modifications que vous effectuez prennent effet immédiatement, de sorte que vous pouvez voir si elles correspondent à vos souhaits et les corriger dans le cas contraire. Reportez-vous aux fichiers d'aide d'OpenOffice.org pour consulter des instructions détaillées.
Pour modifier les barres d'outils d'OpenOffice.org, accédez à la boîte de dialogue .
Cliquez sur l'icône représentant une flèche située à l'extrémité de l'une des barres d'outils.
Cliquez sur .
Sélectionnez la barre d'outils à personnaliser.
Cochez les cases en regard des commandes que vous voulez faire apparaître sur la barre d'outils, et désactivez les cases en regard des commandes que vous ne voulez pas faire apparaître.
Indiquez si vous voulez enregistrer la barre d'outils personnalisée dans le module OpenOffice.org que vous utilisez ou uniquement dans le document.
Module OpenOffice.org
La barre d'outils personnalisée est utilisée chaque fois que vous ouvrez ce module.
Nom de fichier d'un document
La barre d'outils personnalisée est utilisée chaque fois que vous ouvrez ce document.
Répétez cette procédure pour personnaliser d'autres barres d'outils.
Cliquez sur .
Vous pouvez rapidement choisir les boutons insérés dans une barre d'outils spécifique.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des options dans les menus actuels, réorganiser ces menus et même en créer de nouveaux.
Vous pouvez ré-affecter des raccourcis clavier déjà affectés et en affecter de nouveaux aux fonctions que vous utilisez souvent.
Cliquez sur .
Sélectionnez les touches à affecter à une fonction, ou sélectionnez la fonction et affectez-lui les touches ou les combinaisons de touches de votre choix.
Pour plus d'informations sur les options de la boîte de dialogue , cliquez sur .
Modifiez, ajoutez ou supprimez les raccourcis clavier, selon vos besoins.
Cliquez sur .
OpenOffice.org propose également différentes possibilités pour affecter des macros à des événements (par exemple, le lancement d'une application ou l'enregistrement d'un document). La macro affectée est exécutée automatiquement chaque fois que l'événement sélectionné se produit.
Vous pouvez modifier les paramètres généraux dans chaque application OpenOffice.org en cliquant sur dans la barre de menus. La fenêtre présentée dans la figure ci-après s'ouvre. Une structure d'arborescence est utilisée pour afficher les catégories de paramètres.
Le tableau ci-après récapitule les catégories de paramètres, accompagnées d'une brève description :
Tableau 3.2. Catégories des paramètres généraux
| Important |
|---|---|
tous les paramètres répertoriés dans ce tableau sont appliqués globalement. Il s'agit des paramètres utilisés par défaut pour chaque nouveau document créé. | |
Les modèles améliorent notablement l'utilisation d'OpenOffice.org en simplifiant les tâches de formatage pour différents types de documents. OpenOffice.org est fourni avec quelques modèles. Vous pouvez en rechercher d'autres sur Internet. Vous pouvez également en créer qui vous sont propres. Ce manuel ne vise pas à traiter la création de modèles, mais vous trouverez des instructions détaillées dans le système d'aide d'OpenOffice.org, ainsi que dans d'autres documents et didacticiels accessibles en ligne.
En plus des modèles, vous pouvez rechercher d'autres options et modules complémentaires en ligne. Le tableau ci-après récapitule quelques-unes des principales sources où vous pouvez rechercher des modèles et d'autres options complémentaires. (Les sites Web étant en perpétuelle évolution ou pouvant être fermés, il se peut que les informations proposées dans le tableau ci-après ne soient plus à jour au moment où vous vous y reportez.)
Tableau 3.3. Sources où rechercher des modèles et des options complémentaires pour OpenOffice.org
Pour plus d'informations sur les modèles, reportez-vous à la Section 3.2.4, « Utilisation de modèles pour formater des documents » et à la Section 3.3.2, « Utilisation de modèles dans Calc ».
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| Partie II. Bureautique et collaboration |  | 3.2. Traitement de texte avec Writer |
