Evolution è in grado di scaricare posta da diversi account. Ogni volta che scrivete un nuovo messaggio, potete scegliere l'account dal quale la mail debba essere inviata. Per modificare un accesso, selezionate l'accesso stesso e cliccate su ‘Impostazioni’+‘Preferenze’+‘Mail account’. Per modificare una configurazione data, selezionatela e cliccate su ‘Modifica’. Per eliminare un accesso, selezionatelo e cliccate su ‘Cancella’.

Un nuovo account si aggiunge tramite ‘Aggiungi’; ciò inizializza un programma che vi assisterà in fase di configurazione. Cliccate su ‘Avanti’ per utilizzarlo. Immettete il vostro nome ed indirizzo e-mail nei rispettivi campi. Avete anche modo di aggiungere eventualmente delle informazioni di natura facoltativa. Spuntate ‘Rendi questo il mio account predefinito’ per utilizzare questo account predefinito quando scrivete delle mail. Cliccate su ‘Avanti’.

Selezionate un formato per mail in entrata valido per questo indirizzo sotto ‘Tipo di server Type’. ‘POP’ è il formato più diffuso in questo contesto, cioé per scaricare delle mail da un server remoto. ‘IMAP’ funziona con cartelle di mail su dei server speciali. Per le informazioni a riguardo rivolgetevi al vostro ISP o amministratore server. Completate gli altri campi, dopo aver selezionato il tipo di server. Cliccate su ‘Avanti’ quando avete terminato. Selezionate le ‘Opzioni di ricevimento’ desiderate, se disponibili. Cliccate quindi su ‘Avanti’.

A questo punto si tratta di immettere i dati riguardanti la consegna delle mail. Per consegnare delle mail in uscita al sistema locale, selezionate ‘Sendmail’. Nel caso di server remoti, selezionate ‘SMTP’. Per i dettagli rivolgetevi al vostro ISP o amministratore del server. Se selezionate SMTP, completate le vostre immissioni. Cliccate su ‘Avanti’ quando avete concluso.

Di default, l'indirizzo e-mail serve a identificare l'account. Potete anche inserire un nome di vostro gradimento. Cliccate su ‘Avanti’ e quindi su ‘Applica’ per salvare le vostre impostazioni inerenti al vostro account.

Per configurare un accesso di default per l'invio di posta, selezionate l'accesso desiderato e cliccate su ‘Default’. Per bloccare la posta in arrivo su un account, selezionate l'accesso e cliccate su ‘Disattiva’. Un account disattivato può essere ancora usato per inviare delle mail, ma il programma non verificherà più se vi sia posta in arrivo. Se necessario, riattivatelo con ‘Attiva’.

Per creare un messaggio nuovo, cliccate su ‘Nuovo’+‘Messaggio mail’. Per rispondere ad una mail o inoltrarla a qualcun altro, aprite il medesimo editor. Nella riga ‘Da’, selezionate l'account per l'invio del messaggio. Nella riga del destinatario, inserite un indirizzo di e-mail o una parte di un nome o di un indirizzo dalla vostra rubrica. Se Evolution trova un indirizzo o nome corrispondente alla parte già digitata, vi mostrerà una piccola lista di possibili destinatari. Cliccate sulla voce desiderata o completate l'indirizzo manualmente se il programma non trova quello esatto. Per selezionare un indirizzo direttamente dalla rubrica, cliccate su ‘A’ o su ‘CC’.

Evolution può spedire e-mail in formato di testo o HTML. Per formattare una mail in HTML, cliccate, nella barra degli strumenti, su ‘Formato’. Per spedire degli allegati, cliccate su ‘Allega’ o su ‘Inserisci’+‘Allegato’.

Per spedire una mail, cliccate su ‘Spedire’. Se ancora non la volete mandare, cercate l'opzione del caso alla voce ‘File’, salvando, ad esempio, il messaggio nella directory delle bozze e spedendolo più tardi.

Con Evolution, potete crittare la vostra posta con il PGP, firmarla o verificare la firma di una mail in entrata, a condizione che abbiate creato delle chiavi con un'applicazione esterna (gpg o KGpg).

Per apporre la vostra firma digitale ad una mail prima di inviarla, cliccate su ‘Sicurezza’+‘Firma con PGP’. Selezionate poi ‘Invia’ e si aprirà una finestra di dialogo nella quale inserirete la password della vostra chiave privata. Dopodiché, chiudete il dialogo con ‘OK’. La mail viene firmata ed inviata. Per scrivere altre mail firmate e non dover ripetere la chiave privata per ciascuna di loro, attivate la casella ‘Ricorda questa password per il resto della sessione’.

Se vi viene mandata una mail firmata, alla fine della mail, vedrete un piccolo lucchetto. Cliccate sul lucchetto ed Evolution aprirà un programma esterno (gpg) di verifica della firma. Se la firma è valida, appare un visto verde vicino al lucchetto. Altrimenti, compare un lucchetto forzato.

Altrettanto semplice è il crittaggio e decrittaggio delle mail. Compilate la vostra mail e cliccate su ‘Sicurezza’+‘Codifica con PGP’. Poi, inviate la mail. Se ricevete posta criptata, si apre un dialogo che vi chiederà la password della vostra chiave privata. Inserite la password e la mail verrà decriptata.

Lo smistamento dei messaggi in diverse cartelle è un marchingegno molto pratico. Per lo smistamento dei messaggi, Evolution vi mette a disposizione una serie di directory che potrete vedere alla voce ‘Visualizza’+‘Barra delle directory’. Con POP e la maggior parte degli altri formati, le vostre cartelle vengono memorizzate localmente e riunite nella ‘Cartella locale’.

Alcune cartelle vengono create automaticamente. Le nuove mail da un server vengono per prima cosa salvate nella cartella ‘Entrata’. Su ‘Spedite’, vengono messe delle copie di mail inviate. Su ‘Uscita’, vengono salvati temporaneamente tutti quei messaggi che aspettano di essere inviati. Una funzione utile per quando si lavora offline o quando il server è momentaneamente inaccessibile. ‘Bozze’ è la directory delle mail incomplete. Nella cartella ‘Rifiuti’, invece, vengono memorizzate temporaneamente i messaggi cancellati. ‘Junk’ vi permette di filtrare mail indesiderate.

Per creare nuove cartelle, cliccate su ‘Cartella locale’ o createle come sottodirectory di cartelle preesistenti. Se necessario, create delle gerarchie più o meno complesse. Se vi trovate nella directory ‘Entrata’, andate su ‘File’+‘Nuova’+‘Cartella delle mail’, per crearne una nuova. Inserite un nome nel dialogo che riceverete e scegliete anche la directory che dovrà contenere la cartella. Uscite dalla finestra con ‘OK’.

Per spostare una mail in un'altra cartella, selezionate la mail in questione. Con il tasto destro del mouse, aprite il menù di contesto, selezionate ‘Spostare su cartella...’ e, nel nuovo dialogo, la cartella in cui desiderate spostare la mail. Cliccate su ‘OK’. Nella directory di partenza, verrà ora sbarrata l'intestazione del messaggio, che verrà memorizzato in un'altra cartella. Per copiare un messaggio, si procede in modo simile.

Spostare manualmente più messaggi in diverse directory può rubare molto tempo. Vi consigliamo, pertanto, di automatizzare lo smistamento con i filtri.

Evolution vi offre una serie di opzioni per filtrare la posta elettronica. I filtri servono a smistare le mail in determinate cartelle o cancellarle, scaricandole direttamente nella cartella dei rifiuti. Per creare un filtro, avete due opzioni: crearlo dal nulla o basarlo su di un messaggio da filtrare. Quest'ultima opzione è molto utile per filtrare messaggi inviati alle mailing list.