Evolution peut recevoir des messages en provenance de plusieurs comptes de courrier. Lorsque vous écrivez un message, vous pouvez choisir depuis quel compte vous désirez l'envoyer. On configure les comptes de messagerie dans ‘Édition’+‘Préférences’+‘Comptes de messagerie’. Pour modifier une configuration existante, choisissez-la et cliquez sur ‘Édition’. Pour supprimez un compte, choisissez-le et cliquez sur ‘Enlever’.

Pour ajouter un nouveau compte, cliquez sur ‘Ajouter’, ce qui ouvre l'assistant de configuration. Cliquez sur ‘Suivant’ pour l'utiliser. Saisissez votre nom et votre adresse de messagerie dans les champs correspondants. Saisissez les informations optionnelles si vous le désirez. Cochez ‘En faire mon compte par défaut’ pour utiliser par défaut ce compte lorsque vous écrivez des messages. Cliquez sur ‘Suivant’.

Choisissez le format adéquat pour le courrier entrant dans ‘Type de serveur’. Le format le plus utilisé pour télécharger des messages sur un serveur distant est ‘POP’. ‘IMAP’ fonctionne avec des dossiers de courrier sur un serveur spécial. Vous obtiendrez ces informations de votre FAI ou de votre administrateur système. Complétez les autres champs appropriés qui s'affichent lorsque le type de serveur est choisi. Cliquez sur ‘Suivant’ lorsque vous avez terminé. Vous pouvez alors choisir les ‘Options de réception’ que vous désirez si celles-ci sont disponibles. Cliquez sur ‘Suivant’.

L'ensemble suivant d'informations à saisir concerne l'envoi des courriers. Pour envoyer vos courriers au serveur local, choisissez ‘Sendmail’. Pour un serveur distant, choisissez ‘SMTP’. Vous obtiendrez ces informations de votre FAI ou de votre administrateur système. Pour le SMTP, complétez les champs qui s'affichent alors. Cliquez sur ‘Suivant’ lorsque vous avez terminé.

L'adresse électronique est utilisée par défaut comme identifiant du compte. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir un autre nom à la place. Cliquez sur ‘Suivant’. Cliquez sur ‘Appliquer’ pour enregistrer la configuration de votre compte.

Pour qu'un compte d'envoi de messages devienne le compte par défaut, sélectionnez-le et cliquez sur ‘Défaut’. Pour désactiver la réception d'un compte, sélectionnez-le et cliquez sur ‘Désactiver’. Un compte désactivé peut toujours être utilisé pour envoyer des messages, mais il ne téléchargera plus de nouveaux messages. Pour le réactiver en cas de besoin, il suffit de cliquer sur ‘Activer’.

Pour écrire un nouveau message, cliquez sur ‘Nouveau’+‘Message’. Si vous transférez ou répondez à un message, le même éditeur de messages s'ouvrira. En face de ‘De’, vous pouvez choisir depuis quel compte vous souhaitez envoyer le message. Saisissez, dans le champ de saisie du destinataire, une adresse de courrier électronique, ou quelques lettres d'un nom ou d'une adresse figurant dans votre carnet d'adresses. Si Evolution trouve une ou plusieurs adresses qui correspondent, il vous proposera une liste de choix. Cliquez sur l'adresse qui vous intéresse, ou complétez ce que vous avez saisi si aucune ne correspond. Si vous désirez choisir directement un élément de votre carnet d'adresses, cliquez sur ‘À’ ou ‘CC’.

Evolution peut envoyer des messages au format texte ou au format HTML. Pour mettre en forme des messages en HTML, allez dans la barre d'outils et cliquez sur ‘Format’. Pour envoyer des pièces jointes, cliquez soit sur ‘Joindre’, soit sur ‘Insérer’+‘Pièce jointe’.

Pour envoyer le message, cliquez sur ‘Envoyer’. Si votre message n'est pas encore prêt à être envoyé, cherchez l'action adéquate dans ‘Fichier’. Enregistrez par exemple votre message en tant que brouillon ou envoyez-le plus tard.

Evolution prend en charge le chiffrement des messages avec PGP. Il peut signer les messages et vérifier la signature des messages signés. Pour cela, vous devez générer et administrer les clés avec une application externe comme gpg ou KGpg.

Si vous souhaitez signer un message électronique avant de l'envoyer, cliquez dans le menu ‘Sécurité’ sur ‘Signer avec PGP’. Dès que vous cliquez sur ‘Envoyer’, vous ouvrez une boîte de dialogue qui vous demande le mot de passe de votre clé de chiffrement privée. Saisissez le mot de passe puis sortez de la boîte de dialogue en cliquant sur ‘OK’, le message électronique signé sera alors envoyé. Si vous désirez, lors de cette session, signer d'autres messages électroniques sans avoir à « activer » à chaque fois votre clé privée en indiquant le mot de passe, cochez la case ‘Mémoriser ce mot de passe pour le reste de cette session’.

Si d'autres utilisateurs vous envoient des messages signés, une icône symbolisant un cadenas apparaît à la fin du message. Lorsque vous cliquez sur ce symbole, Evolution lance un programme externe (gpg) pour vérifier la signature. Si cette signature est valide, une coche verte apparaît près de l'icône symbolisant un cadenas. Si la signature n'est pas valide, le cadenas est brisé.

Le chiffrement et le déchiffrement des messages électroniques se fait de façon tout aussi simple. Après avoir composé le message, cliquez sur ‘Sécurité’+‘Chiffrer avec PGP’ et envoyez votre message électronique. Si vous recevez des messages chiffrés, une boîte de dialogue s'ouvrira dans laquelle vous serez invité à saisir le mot de passe de votre clé privée. Si vous saisissez ce mot de passe, le message sera déchiffré.

Il est souvent pratique de classer les messages électroniques dans différents dossiers. L'arborescence de vos dossiers est affichée dans le panneau de gauche. Si vous accédez à votre courrier via IMAP, les dossiers IMAP se trouvent aussi dans ce panneau de dossiers. Les dossiers POP et ceux de la majorité des autres formats sont enregistrés localement et triés dans le dossier ‘Sur votre ordinateur’.

Plusieurs dossiers sont installés par défaut. Les nouveaux messages en provenance d'un serveur sont placés dans le dossier ‘Boîte de réception’. Les messages envoyés sont copiés dans le dossier ‘Envoyés’. Les messages qui n'ont pas encore été envoyés sont enregistrés temporairement dans le dossier ‘Boîte d'envoi’. C'est utile lorsque l'on travaille hors ligne ou lorsque l'on ne peut momentanément pas accéder au serveur. Le dossier ‘Brouillons’ permet de conserver les messages qui ne sont pas encore prêts. Le dossier ‘Corbeille’ sert à enregistrer temporairement les messages supprimés. ‘Pourriels’ est utilisé par la fonction de filtrage des courriers commerciaux non sollicités d'Evolution.

De nouveaux dossiers peuvent être ajoutés soit à la racine des ‘Dossiers locaux’, soit comme sous-dossier d'un dossier déjà existant. Vous pouvez créer selon vos besoins une arborescence plus ou moins complexe. Lorsque vous vous trouvez dans la ‘Boîte de réception’, choisissez ‘Fichier’+‘Nouveau’+‘Dossier pour courrier’ pour ajouter un nouveau dossier. Dans la boîte de dialogue suivante, donnez un nom au nouveau dossier. Utilisez la souris pour indiquer le dossier parent dans lequel le nouveau dossier sera placé. Fermez la boîte de dialogue avec ‘OK’.

Si vous voulez déplacer un message d'un dossier à l'autre, sélectionnez-le. Ouvrez le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris. Choisissez ‘Déplacer vers le dossier’ puis choisissez le dossier cible dans la boîte de dialogue qui apparaît. Cliquez sur ‘OK’ pour déplacer le message. Dans le dossier d'origine, la ligne correspondant au message déplacé sera barrée, ce qui signifie que le message est marqué à effacer dans ce répertoire. Le message est enregistré dans le nouveau dossier. Les messages peuvent être copiés de manière analogue.

Déplacer les messages à la main d'un dossier à l'autre peut prendre beaucoup de temps, mais cette tâche peut être automatisée au moyen des filtres.

Evolution contient de nombreuses options pour filtrer le courrier électronique. Les filtres peuvent être utilisés pour déplacer automatiquement des messages dans des dossiers spéciaux ou pour les effacer. On peut aussi mettre des messages directement à la corbeille avec un filtre. Il y a deux façons de créer un nouveau filtre : soit on crée un filtre à partir de rien, soit on crée un filtre d'après un message à filtrer. Cette dernière méthode est très utile pour filtrer les messages provenant d'une liste de diffusion.