Sous ‘Actions’+‘Nouvel événement’, vous pouvez entrer un nouvel événement. Vous pouvez en préciser la date, le lieu, les participants et la durée. Sous ‘Rappel’, vous pouvez déterminer le moment exact (jour, heure, minute) où les participants recevront un rappel de l'événement. S'il s'agit d'un événement périodique, l'intervalle de temps entre deux événements peut également être précisé.

Vous pouvez également spécifier un événement avec un double-clic de souris sur le champ correspondant dans l'affichage principal. Vous ouvrez ainsi la même fenêtre de dialogue que celle que vous obtenez à travers le menu.

Les participants peuvent être précisés soit directement, soit à l'aide du carnet d'adresses ce qui présuppose que les entrées correspondantes soient disponibles dans le carnet d'adresses. Pour une entrée directe, sélectionnez ‘Nouveau’ ; pour une entrée à travers le carnet d'adresses, cliquez sur ‘Carnet d'adresses…’ et sélectionnez les participants.

Figure 6.3. Gestion de rendez-vous avec KOrganizer

Dans le champ de saisie‘Nom’, entrez le nom du participant et son adresse électronique dans le champ en-dessous. Si ce participant existe déjà dans le carnet d'adresses, vous pouvez le rechercher et le sélectionner en cliquant sur le bouton ‘Carnet d'adresses’. Sous ‘Rôle’, vous pouvez définir le rôle de chacun (observateur, président, participant). Ce champ peut être utilisé pour classer une liste de participants. Dans le champ ‘État’, vous pouvez attribuer un état à chaque participant (nécessite une action, accepté, représenté, etc.). Ceci vous permet de garder un contrôle sur les tâches à réaliser et peut être actualisé à tout moment en marquant le nom du participant et en sélectionnant un nouvel état puis en cliquant sur ‘Appliquer’. Cette entrée peut également servir de critère de classement. Lorsque vous marquez le champ ‘Nécessite une réponse’, le participant recevra un message électronique contenant votre plan. En cliquant sur ‘Appliquer’, vous acceptez le participant dont vous venez de saisir les données. En cliquant sur les intitulés des colonnes (Nom, Adresse électronique, État, etc.), vous pouvez classer les participants selon ce critère.

Figure 6.4. Entrer un participant

Sous ‘Actions’+‘Nouvelle tâche…’, vous pouvez non seulement définir la date de début et de fin d'une tâche mais également ses heures exactes de début et fin. Sélectionnez, en pourcentage, le niveau d'avancement de la tâche. Vos entrées seront automatiquement affichées sous ‘Tâches :’, dans la partie gauche de la fenêtre principale de KOrganizer. Dans ‘Résumé’, apparaît votre description pour chaque tâche et sous ‘Priorité’, vous voyez la sélection correspondante. Ainsi, vous pouvez voir l'ensemble de vos tâches d'un coup d'œil. Utilisez l'onglet ‘Participants’ pour entrer les participants.

Afin de mieux pouvoir vous organiser, classez vos événements et tâches par catégories. Il est possible d'attribuer plusieurs catégories à un même événement. Ainsi, une formation professionnelle, par exemple, peut être classée dans la catégorie ‘Affaires’ et dans la catégorie ‘Scolarité’. Vous sélectionnez les catégories en cliquant sur le bouton ‘Catégories’ dans la fenêtre de dialogue ouverte pour la création d'un nouvel événement ou d'une nouvelle tâche. Si vous voulez créer de nouvelles catégories, vous pouvez le faire sous ‘Nouvelle catégorie’.