La tâche première de KPilot est de permettre le partage des données entre les applications d'un palmtop et les programmes KDE correspondants. KPilot possède bien ses propres versions d'un visualiseur de mémos, d'un visualiseur d'adresses et d'un installeur de fichiers, mais ces programmes ne peuvent pas être utilisés directement depuis les bureaux KDE courants. Seul l'installeur de fichiers n'a pas d'application KDE correspondante.

KPilot utilise des « conduits » pour établir la connexion entre le palmtop et différents programmes du bureau et ainsi permettre le partage des données. Chaque communication avec l'organiseur est géré par KPilot. Pour le partage des données entre un programme de KDE et la fonction correspondante du palmtop, un conduit doit être configuré à cet effet. Ces conduits sont en général spécialement prévus pour un programme KDE particulier et ne peuvent pas être utilisés sans distinction pour n'importe quelle application.

Le conduit synchronisation de temps a un statut particulier. Celui-ci ne correspond à aucun programme en particulier mais fonctionne en arrière-plan lors de chaque « Sync ». Ce conduit ne devrait être activé que sur les ordinateurs qui sont en réseau avec un serveur de temps et qui procèdent donc en permanence à une correction automatique de leur horloge interne.

Lors d'une synchronisation, tous les conduits sont activés l'un après l'autre pour procéder au transfert de données. À cette fin, il existe deux possibilités différentes : La Hotsync, avec laquelle seules les données pour lesquelles les conduits ont été configurés seront traitées. La sauvegarde à l'aide de laquelle une sauvegarde de toutes les données contenues dans votre palmtop sera effectuée.

Veuillez noter que certains conduits permettent la comparaison données contenues dans un fichier et que le programme correspondant ne doit donc pas être en fonctionnement lors de la synchronisation. Ceci est surtout valable pour le programme KOrganizer.