Si vous voulez insérer quelque chose dans une cellule, écrivez-le tout simplement dans cette cellule. Par défaut, les textes sont ajustés à gauche et les chiffres à droite. Confirmez votre entrée avec la touche Return. Si vous souhaitez modifier le formatage d'une ou de plusieurs cellules, vous pouvez ouvrir un menu contextuel avec le bouton de droite de la souris. En cliquant sur ‘Formater les cellules’, vous ouvrez une fenêtre dans laquelle vous pouvez spécifier les paramètres nécessaires. La fenêtre est dotée de sept onglets qui sont (de gauche à droite) : Nombres, Police, Effets de caractères, Alignement, Bordure, Arrière-plan et Protection (voir Figure  3.7, « Dialogue de configuration des attributs des cellules »). Avec Protection, vous protégez la cellule contre toute modification.

Figure 3.7. Dialogue de configuration des attributs des cellules

Les calculs peuvent être effectués à l'aide de formules. Saisissez vos nombres dans les cellules et vous pouvez, à l'aide de formules mathématiques, faire effectuer des calculs avec les entrées grâce aux coordonnées clairement définies.

Si vous voulez, par exemple, contrôler vos dépenses mensuelles, comme dans le tableau 3.8, « Un exemple de feuille de calcul pour Calc »). La cellule B3 contient le montant de la facture de téléphone pour le mois de janvier et dans la cellule B4, vous avez inscrit vos dépenses en essence. Vous voulez additionner ces deux sommes. Insérez dans la cellule B5 la formule = B3+B4. Le résultat apparaîtra dans la cellule B5. À présent, vous avez déjà effectué une addition simple. Si vous avez fait une faute de frappe en saisissant les chiffres (ou si vous avez fait une erreur sur le montant de votre facture de téléphone), insérez le montant exact et la somme sera actualisée automatiquement.

Figure 3.8. Un exemple de feuille de calcul pour Calc

Avec Calc, il est possible non seulement de travailler avec les quatre opérations de base; mais aussi avec un grand nombre d'autres fonctions. Vous en trouverez la liste, classée par catégories, dans le menu ‘Insertion’, sous ‘Fonction…’. Vous pouvez également agrandir votre tableau sans problème : si vous voulez ajouter quelque chose entre Essence et Somme, il vous suffit de cliquer sur le 5 avec le bouton de droite de la souris. Vous ouvrez ainsi un menu contextuel dans lequel vous sélectionnerez ‘Insérer des lignes’. Il sera immédiatement inséré une nouvelle ligne au niveau de la ligne 5 et vous pourrez continuer tranquillement à écrire.

Comme vous l'avez sûrement déjà remarqué, cette méthode de saisie de la formule devient plutôt incommode à partir d'un certain nombre d'éléments à additionner. Si vous avez plusieurs postes dans votre colonne A, vous pouvez recourir à une solution plus élégante que nous vous proposons ici : utilisez la fonction SOMME. Saisissez simplement, dans le champ B6, la formule suivante : = SOMME(B3:B5). Mais vous pouvez aussi, près de la ligne de saisie, cliquer sur le caractère Sigma et spécifier manuellement la plage de cellules concernée. Cette formule additionne tous les nombres qui se trouvent dans les cellules de B3 à B5. Vous pouvez, bien entendu, spécifier aussi plusieurs plages.

Une plage est spécifiée (comme dans la formule donnée en exemple) par deux adresses de cellules séparées par deux points. Pour séparer deux plages, on utilise le point virgule (;). Ainsi, la formule = SUMME(B3:B5;D3:D5) additionne tout ce qui est contenu dans les cellules B3 à B5 et D3 àD5. Il s'agit en quelque sorte d'une abréviation pour l'expression plus longue : = B3+B4+B5+D3+D4+D5.

Agrandissons maintenant notre tableau en y ajoutant d'autres entrées. Nous allons saisir dans la ligne 2 quelques mois supplémentaires. Notre tableau ressemble plus ou moins à celui de la figure  3.9, « Notre tableau exemple agrandi ».

Figure 3.9. Notre tableau exemple agrandi

Sélectionnez la plage de A2 à E5. Le texte apparaîtra en blanc sur fond noir.

Pour créer un diagramme, cliquez sur ‘Insertion’+‘Diagramme…’ ; une fenêtre de dialogue apparaît. Si vous voulez encore modifier votre sélection ou si la première ligne (ou la première colonne) ne doit servir que pour le titre, vous pouvez apporter ici les modifications nécessaires. Les paramètres peuvent normalement être appliqués. Cliquez sur ‘Suivant’.

La boîte de dialogue comporte quatre masques. Dans le premier, vous pouvez sélectionner le type de diagramme : vous avez le choix entre des lignes, des secteurs, des barres, des colonnes et bien plus encore. Pour notre exemple, ce sont les lignes qui semblent le mieux convenir. Un clic de souris sur ‘Suivant’ et vous pouvez sélectionner une variante de ce type de diagramme : avec ou sans symbole, empilé, pourcentage ou spline cubique. Nous choisissons la variante ‘Symbole’. Activez maintenent ‘Afficher l'aperçu des objets de texte’. Les noms de mois (c'est-à-dire Janvier, Février, etc.) seront alors représentés sur l'axe des X et les valeurs sur l'axe des Y. Une légende est affichée sur le côté droit.

La page suivante vous permet d'assigner un titre de diagramme et de donner un nom à l'axe des X et un à l'axe des Y. Comme titre, nous choisissons ‘Sommaire des dépenses’ et pour l'axe des Y ‘Euro’. Par défaut, l'axe des X est désactivé ; vous pouvez, ici, insérer un texte. Un clic sur le bouton ‘Créer’ insère le diagramme dans votre tableau. La figure 3.10, « Le diagramme exemple » montre le diagramme terminé.

Figure 3.10. Le diagramme exemple

Il se présente souvent des situations dans lesquelles on souhaite importer des informations sous forme de tableau dans une feuille de calcul Calc. Vous avez le choix entre deux possibilités.