Über Kontact lassen sich mehrere Mailadressen verwalten, so zum Beispiel Ihre Privat- und Ihre Geschäftsadresse. Beim Schreiben einer E-Mail wählen Sie die gewünschte Identität über ‘Ansicht’+‘Identität’ aus. Um eine neue Identität anzulegen, klicken Sie ‘Einstellungen’+‘KMail einrichten’ und anschließend ‘Identitäten’. In dem sich öffnenden Dialog geben Sie der Identität einen Namen wie zum Beispiel „Privat“ oder „Büro“. Klicken Sie auf ‘OK’, um mit der Eingabe weiterer Informationen fortzufahren.

Unter ‘Allgemein’ geben Sie Ihre E-Mailadresse, Ihren Namen und Ihre Organisation ein. Unter ‘Kryptografie’ wählen Sie die Schlüssel aus, mit denen Sie E-Mails signieren oder verschlüsseln möchten. Bevor Sie Kryptografie einsetzen können, müssen Sie zuerst mit KGpg ein Schlüsselpaar für sich anlegen. Das Vorgehen hierzu wird in Kapitel 12, Verschlüsselung mit KGpg beschrieben.

Unter ‘Erweitert’ können Sie eine Antwort- und eine Blindkopieadresse eingeben. Wähhlen Sie hier ein Wörterbuch für die Rechtschreibprüfung aus und legen Sie die Ordner für versandte Nachrichten und Entwürfe fest. Wünschen Sie eine spezielle Versandart für Ihre Nachrichten, geben Sie dies hier ebenfalls an.

Unter ‘Signatur’, legen Sie fest, welcher Text am Ende Ihre Nachrichten eingefügt wird. Schalten Sie die Funktionalität über ‘Signatur aktivieren’ ein. Entscheiden Sie, ob die Signatur aus einer Textdatei, über ein Texteingabefeld oder als Ausgabe eines Befehls eingebunden werden soll. Wenn Sie alle Einstellungen zur Identität abgeschlossen haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl und verlassen den Dialog mit ‘OK’.

Die Einstellungen unter ‘Netzwerk’ legen fest, wie Kontact Nachrichten empfängt und versendet. Es gibt jeweils für den Versand und den Empfang einen Karteikartenreiter zur Konfiguration. Viele der Einstellungen hängen sehr stark vom System und dem Aufbau des Netzwerkes ab, in dem Ihr Mailserver steht. Sind Sie sich hier nicht sicher, welche Einstellungen Sie machen müssen, fragen Sie Ihren Systemadministrator oder Internet Service Provider.

Legen Sie die Ausgangspostfächer im ‘Versand’ Reiter an, indem Sie auf ‘Hinzufügen’ klicken. Wählen Sie zwischen den Servertypen sendmail und SMTP. In den meisten Fällen wird SMTP die richtige Wahl sein. Nachdem Sie diese Auswahl getroffen haben, erscheint ein Fenster, in dem Sie die Daten zum SMTP-Server eingeben. Geben Sie einen Namen und eine Serveradresse an, wie sie Ihnen von von Ihrem Internet Service Provider mitgeteilt wurden. Müssen Sie sich am Server anmelden, wählen Sie ‘Server verlangt Autorisierung’ und geben Sie Passwort und Benutzer an. Unter ‘Sicherheit’ finden Sie diverse Sicherheitseinstellungen. Wählen Sie hier Ihre bevorzugte Verschlüsselungsmethode aus.

Die Einstellungen zum Empfang von Nachrichten machen Sie unter ‘Empfang’. Mit ‘Hinzufügen’ legen Sie einen neuen Account an. Wählen Sie zwischen den verschiedenen Zustellungsmethoden aus: lokale Zustellung (mbox oder maildir Format), POP3 oder IMAP. Wählen Sie die von Ihrem Server unterstützte Methode aus.

Erstellen Sie eine neue Nachrichten, in dem Sie ‘Nachricht’+‘Neue Nachricht’ auswählen oder klicken Sie auf das entsprechende Icon in der Werkzeugleiste. Verwenden Sie die entsprechende Identität, wie unter Abschnitt 8.3.1, „Identitäten einrichten“ beschrieben. Ins Adressfeld tragen Sie die Mailadresse des Empfängers oder einen Teil eines Namens oder einer Adresse eines Kontakts aus Ihrem Adressbuch. Sobald Kontact einen zu Ihren Eingaben passenden Kontakt im Adressbuch findet, öffnet sich ein Auswahlfenster, aus dem Sie den gewünschten Kontakt per Klick auswählen können. Um Adressen direkt über das Adressbuch einzufügen, klicken Sie auf ‘Auswahl ...’.

Um Dateien an Ihre Nachricht anzuhängen, klicken Sie auf das Icon mit der Büroklammer und wählen die anzuhängende Datei aus. Alternativ können Sie die Datei auch vom Desktop oder einem anderen Ordner aus in das ‘Nachricht erstellen’ Fenster ziehen und dort fallenlassen oder eine der Optionen aus dem ‘Anhängen’ Menü auswählen. Normalerweise wird der Typ einer Datei korrekt erkannt. Falls dies nicht der Fall sein sollte, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dateiicon und wählen Sie aus dem Menü den Eintrag ‘Eigenschaften’ aus. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie das Format und den Namen der anzuhängenden Datei festlegen. Außerdem bestimmen Sie, ob der Anhang signiert oder verschlüsselt werden soll.

Mit ‘Nachricht’+‘Jetzt senden’ können Sie Ihre Nachricht sofort verschicken, oder verschieben Sie sie in den Postausgang mit ‘Nachricht’+‘Später senden’. Entscheiden Sie sich für den Sofortversand, wird die Nachricht in den Ordner ‘Versandte Nachrichten’ verschoben. Möchten Sie die Nachricht später versenden, wird sie in den Ordner ‘Postausgang’ kopiert. Nachrichten, die sich in diesem Ordner befinden, können zu einem späteren Zeitpunkt immer noch editiert oder gelöscht werden.

Um Ihre E-Mail verschlüsseln zu können, müssen Sie zuerst ein Schlüsselpaar generieren, wie unter Kapitel 12, Verschlüsselung mit KGpg beschrieben. Um Details der Verschlüsselungsprozedur zu konfigurieren, wählen Sie ‘Einstellunge’+‘KMail konfigurieren’+‘Identitäten’, um die Identität festzulegen, unter der Sie verschlüsselte und signierte Nachrichten versenden wollen. Klicken Sie nun auf ‘Ändern’. Nachdem Sie mit ‘OK’ bestätigt haben, erscheint der passende Schlüssel im entsprechenden Feld. Schließen Sie den Konfigurationsdialog mit ‘OK’.

Ordner helfen Ihnen beim Sortieren Ihrer Nachrichten. Standardmäßig liegen sie unter ~/Mail. Beim ersten Start von KMail, legt dieses Programm verschiedene Ordner an. In .inbox werden alle Nachrichten direkt im Anschluss an das Herunterladen vom Server gespeichert. In outbox werden die zu versendenden Nachrichten bis zum Versand zwischengelagert. In sent-mail lagern Kopien aller gesendeten Nachrichten und in trash werden Kopien aller mit Entf oder ‘Bearbeiten’+‘Löschen’ gelöschten Mails gelagert. Wird IMAP verwendet, werden die IMAP-Ordner untherhalb der lokalen Ordner angezeigt.

Möchten Sie zusätzliche Ordner zur Verwaltung Ihrer Nachrichten anlegen, tun Sie dies mit ‘Ordner’+‘Neuer Ordner’. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Name und Format angeben können.

Öffnen Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste das zum Ordner gehörige Kontextmenü mit verschiedenen Aktionen. Mit ‘Alte Nachrichten löschen’ legen Sie fest, wann gelesene und ungelesene Nachrichten automatisch verfallen und was mit ihnen nach dieser Zeit passieren soll. Soll der neue Ordner Nachrichten einer Mailingliste bündeln, klicken Sie auf ‘Ordner’+‘Mailinglisten Verwaltung’ und nehmen Sie dort die nötigen Einstellungen vor.

Um eine oder mehrere Nachrichten von einem Ordner in einen anderen zu verschieben, selektieren Sie die betreffenden Nachrichten und geben Sie dann M ein oder wählen Sie ‘Nachricht’+‘Verschieben nach’. In der Ordnerliste, die nun erscheint, wählen Sie den Zielordner aus. Nachrichten können auch per Maus verschoben werden, indem Sie die betreffende Nachricht aus der Inhaltsübersicht in die linke Fensterhälfte mit der Ordnerübersicht ziehen.

Filter sind eine bequeme Methode zur automatischen Weiterverarbeitung eingehender Nachrichten. Filter werden dazu eingesetzt, anhand bestimmer Kriterien wie Absender oder Größe, ungewollte Nachrichten zu löschen, sie an den Absender zurückzuschicken oder bestimmte andere Aktionen auszuführen.