Evolution ist in der Lage, E-Mail von mehreren Konten abzuholen. Beim Erstellen einer Nachricht kann der Zugang gewählt werden, von dem die E-Mail verschickt werden soll. Die Konten werden in ‘Bearbeiten’+‘Einstellungen’+‘E-Mail Zugänge’ konfiguriert. Um die Konfiguration eines bestehenden Zuganges zu ändern, wählen Sie es aus, und klicken Sie auf ‘Bearbeiten’. Wollen Sie einen Zugang löschen, wählen Sie ihn an und klicken Sie auf ‘Löschen’.

Um ein neues Konto hinzuzufügen, klicken Sie auf ‘Hinzufügen’. Dies ruft einen Konfigurationsassistenten auf. Klicken Sie auf ‘Forward’, um ihn zu verwenden. Geben Sie Ihren Namen und Ihre e-Mail-Adresse in die entsprechenden Felder ein. Geben Sie je nach Bedarf zusätzliche Angaben ein. Markieren Sie das Feld ‘Dieser Zugang als Standardzugang’, um diesen Zugang als Standardzugang beim Verfassen von Nachrichten zu verwenden. Klicken Sie auf ‘Weiter’.

Wählen Sie in ‘Servertyp’ das zutreffende Protokoll für diesen Zugang. ‘POP’ ist das geläufigste Protokoll für die Abholung von Nachrichten von einem fernen Server. ‘IMAP’ arbeitet mit Nachrichtenordnern auf einem besonderen Server. Nähere Angaben dazu erhalten Sie von Ihrem Diensteanbieter oder Server-Administrator. Füllen Sie die notwendigen Felder aus, die bei der Auswahl Ihres Servertyps angezeigt werden. Klicken Sie auf ‘Weiter’, wenn Sie fertig sind. Wählen sie die gewünschten ‘Empfangsoptionen’, wenn diese angeboten werden. Klicken Sie auf ‘Weiter’.

Der folgende Satz einzugebender Angaben betrifft das Senden von Nachrichten Um abgehende e-Mail-Nachrichten dem lokalen System zu übergeben, geben Sie ‘Sendmail’ an, für einen fernen Server ‘SMTP’. Die Einzelheiten erhalten Sie von Ihrem Diensteanbieter oder von Ihrem Systemadministrator. Füllen Sie die im Falle von SMTP angezeigten Felder enstprechend aus, und klicken Sie auf ‘Weiter’, wenn Sie fertig sind.

Als Voreinstellung wird die e-Mail-Adresse zur Benennung des Zuganges verwendet. Geben Sie hier einen anderen Namen ein, wenn Sie dieses Wünschen. Klicken Sie auf ‘Weiter’ und dann auf ‘Anwenden’, um die Zugangsdaten zu speichern.

Zum Einrichten eines Standardzugangs für das Versenden von E-Mail wählen Sie den gewünschten Zugang und klicken Sie auf ‘Vorgabe’. Soll von einem bestimmten Zugang keine E-Mail geladen werden, selektieren Sie den Zugang und klicken Sie auf ‘Deaktivieren’. Einen deaktivierten Zugang können Sie weiterhin als Sendeadresse benutzen, jedoch wird der Zugang nicht mehr auf eingehende E-Mail überprüft. Reaktivieren Sie ihn bei Bedarf wieder mit ‘Aktivieren’.

Zum Erstellen einer neuen Nachricht klicken Sie auf ‘Neu’+‘Nachricht verschicken’. Beim Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht wird der gleiche Nachrichteneditor geöffnet. Neben ‘Von’ können Sie den gewünschten Zugang für das Versenden der Nachricht wählen. Geben Sie im Empfängerfeld eine E-Mail-Adresse ein oder Teile eines Namens oder einer Adresse Ihres Adressbuchs. Falls Evolution Übereinstimmungen zu Ihren Einträgen findet, erhalten Sie eine Auswahlliste. Klicken Sie daraufhin auf den gewünschten Eintrag oder vervollständigen Sie Ihre Eingabe bei Nichtübereinstimmung. Wollen Sie direkt aus dem Adressbuch wählen, klicken Sie auf ‘An’ oder ‘CC’.

Evolution kann E-Mail als Textnachrichten oder als HTML-Nachrichten versenden. Zum Formatieren von HTML-Mails gehen Sie in der Werkzeugleiste auf ‘Format’. Zum Verschicken von Anhängen klicken Sie entweder auf ‘Beilegen’ oder auf ‘Einfügen’+‘Anlage’.

Zum Versenden Ihrer Nachricht klicken Sie auf ‘Verschicken’. Ist sie noch nicht zum sofortigen Verschicken bereit, suchen Sie unter ‘Datei’ nach der passenden Option. Speichern Sie zum Beispiel die Nachricht als Entwurf oder verschicken Sie sie später.

Evolution beherrscht E-Mailverschlüsselung mittels PGP, kann E-Mails signieren und signierte Mails überprüfen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie mittels einer externen Anwendung Schlüssel erzeugen und verwalten (gpg oder KGpg).

Wollen Sie eine E-Mail vor dem Verschicken signieren, klicken Sie im Menü ‘Sicherheit’ auf ‘Mit PGP signieren’. Sobald Sie auf ‘Abschicken’ klicken, öffnet sich ein Dialogfenster, das Sie zur Eingabe des Passwortes Ihres privaten Schlüssels auffordert. Geben Sie das Passwort ein und verlassen Sie daraufhin den Dialog mit ‘OK’, wird die E-Mail signiert abgeschickt. Möchten Sie im Verlauf dieser Sitzung weitere E-Mails signieren und nicht jedes Mal wieder neu den privaten Schlüssel durch die Eingabe des Passwortes „entsperren“, aktivieren Sie die Checkbox ‘Für den Rest dieser Sitzung an dieses Passwort erinnern’.

Erhalten Sie von anderen Benutzern signierte E-Mail, erscheint am Ende der Nachricht ein kleiner Schloss-Symbol. Klicken Sie auf dieses Symbol, ruft Evolution ein externes Programm (gpg) zur Überprüfung der Signatur auf. Ist die Signatur gültig, erscheint ein grüner Haken neben dem Schloss-Symbol. Ist die Signatur ungültig, erscheint ein aufgebrochenes Schloss.

Die Ver- und Entschlüsselung von E-Mails verläuft ähnlich unkompliziert. Klicken Sie nach Erstellung der E-Mail auf ‘Sicherheit’+‘Mit PGP verschlüsseln’ und verschicken Sie die E-Mail. Erhalten Sie selbst verschlüsselte Nachrichten, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie nach dem Passwort Ihres privaten Schlüssels gefragt werden. Geben Sie die Passphrase ein, wird die E-Mail entschlüsselt.

Es erweist sich oft als praktisch, E-Mail-Nachrichten in verschiedene Ordner einzusortieren. Der Ordnerbaum wird im linken Rahmen angezeigt. Falls Sie mit IMAP auf Mail zugreifen, werden auch die IMAP-Ordner angezeigt. Bei POP und den meisten anderen Formaten werden Ihre Ordner lokal gespeichert und unter ‘Lokale Ordner’ sortiert.

Einige Ordner werden standardmäßig angelegt. Neue Nachrichten von einem Server werden zunächst im Ordner ‘Eingang’ abgelegt. Unter ‘Verschickt’ werden Kopien versendeter E-Mails gesammelt. In ‘Ausgang’ werden vorübergehend E-Mails gespeichert, die auf ihre Versendung warten. Dies ist nützlich, wenn offline gearbeitet wird oder der ausgehende Mail-Server vorübergehend nicht erreichbar ist. ‘Entwürfe’ wird zum Speichern unvollendeter Nachrichten verwendet. Im Ordner ‘Müll’ werden vorerst gelöschte Nachrichten gespeichert. Der Ordner ‘Junk’ dient der Filterfunktion von Evolution für unerwünschte Nachrichten.

Neue Ordner können entweder unter ‘Lokale Ordner’ oder als Unterordner bereits existierender Ordner angelegt werden. Erstellen Sie je nach Bedarf mehr oder weniger komplexe Ordnerhierarchien. Zum Anlegen eines neuen Ordners, gehen Sie zu ‘Datei’+‘Neu’+‘Nachrichtenordner’. Geben Sie im folgenden Dialog einen Namen für den neuen Ordner ein. Legen Sie per Mausklick fest, auf welcher Ebene (in welchem übergeordneten Ordner) Ihr neuer Ordner hier erscheinen soll. Verlassen Sie den Dialog mit ‘OK’.

Wollen Sie eine Nachricht in einen Ordner verschieben, wählen Sie die gewünschte Nachricht. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Selektieren Sie zunächst ‘In Ordner verschieben...’ und im öffnenden Dialog den Zielordner. Klicken Sie auf ‘OK’ zum Verschieben der Nachricht. Im ursprünglichen Ordner wird die Kopfzeile der Nachricht nun durchgestrichen, also zum Löschen in diesem Ordner markiert, dargestellt. Die Nachricht wird im neuen Ordner gespeichert. Das Kopieren von Nachrichten geschieht auf ähnliche Weise.

Das manuelle Verschieben mehrerer Nachrichten in unterschiedliche Ordner kann sehr zeitaufwändig sein. Dieser Vorgang kann über Filter automatisiert werden.

Evolution enthält eine ganze Reihe von Optionen für das Filtern von E-Mail. Filter können zum Verschieben von Nachrichten in spezielle Ordner oder zum Löschen von Nachrichten verwendet werden. Anhand von Filtern können Nachrichten auch direkt in den Müllordner verschoben werden. Es stehen zwei Optionen zur Erstellung eines neuen Filters zur Verfügung: Einrichten eines Filters von Grund auf oder basierend auf einer zu filternden Nachricht. Letzteres ist sehr hilfreich zum Filtern von Nachrichten, die an Mailinglisten gehen.