Kontact může spravovat více poštovních účtů, například soukromý účet, obchodní účet a další. Při psaní zprávy si vyberte identitu, pod kterou chcete zprávu odeslat (zobrazení identity lze zapnout volbou Pohled+Identita). Identitu lze přiřadit i složce se zprávami, odpovídání na zprávy z této složky se pak automaticky provádí pod přiřazenou identitou. Chcete-li vytvořit novou identitu, zvolte Nastavení+Nastavit KMail a pak Identity+Přidat. V dialogu, který se otevře, identitu pojmenujte a stiskněte tlačítko OK. Otevře se dialog pro zadání dalších informací.

Na kartě Obecné zadejte své jméno, organizaci a emailovou adresu. Na kartě Šifrování zvolte klíče pro digitální podepisování a šifrování pošty. Aby mohlo šifrování fungovat, musíte nejprve vytvořit klíč pomocí KGpg (viz 12 – „Šifrování s KGpg“ (↑Aplikace)).

Na kartě Rozšířené můžete zadat adresu, na kterou vám mají být zasílány odpovědi (Adresa pro odpovědi), a adresy, na které se mají odesílat tajné kopie vašich zpráv (Adresy BCC). Lze zde také nastavit složky pro odeslané zprávy a koncepty a způsob odesílaní zpráv. Karta Podpis umožňuje automatické přidávání podpisu na konec zpráv. Pokud chcete tuto funkci používat, zaškrtněte položku Aktivovat podpis a zvolte, zda má být podpis získáván ze vstupního pole níže v dialogu, souboru nebo výstupu libovolného příkazu. Jste-li s nastavením identity hotovi, potvrďte změny stisknutím OK.

Dialog Účty umožňuje nastavit způsob, jakým Kontact přijímá a odesílá zprávy. Obsahuje dvě karty, jednu pro příjem a druhou pro odesílání zpráv. Nastavení závisí na poštovním serveru, který používáte. Pokud si s nastavením nevíte rady, obraťte se na svého ISP nebo administrátora.

Chcete-li na kartě Odesílání vytvořit odchozí účet, klikněte na Přidat. Zvolte, zda chcete používat přenos pomocí SMTP nebo Sendmailu. Ve většině případů je správnou volbou SMTP. V dalším dialogu je třeba zadat údaje o SMTP serveru. Zadejte jméno a adresu serveru (Hostitel), kterou vám poskytl váš ISP. Pokud server vyžaduje autentizaci, zaškrtněte volbu Server vyžaduje autentizaci a zadejte uživatelské jméno a heslo. Bezpečnostní nastavení se provádí v dialogu Bezpečnost.

Na kartě Příjem nastavte účty pro příjem pošty. Tlačítkem Přidat vytvoříte nový účet. Musíte zvolit způsob získávání pošty, jako je lokální poštovní schránka (ve formátu mbox nebo maildir), POP3 či IMAP. Nastavení musí být v souladu s vaším poštovním serverem.

Chcete-li napsat novou zprávu, zvolte Soubor+Nová zpráva nebo klikněte na odpovídající ikonu v nástrojovém panelu. Chcete-li odeslat zprávu z jiného účtu, zvolte odpovídající identitu (jak je popsáno v části 3.3.1 – „Nastavení účtů“ (↑Aplikace)). Do položky Komu zadejte emailovou adresu nebo část jména či adresy z vašeho adresáře. Pokud vložená část odpovídá nějakým adresám z vašeho adresáře, zobrazí se jejich seznam. Klikněte na požadovanou adresu a nebo zadání dokončete ručně. Chcete-li adresu vybrat přímo v adresáři, klikněte na tlačítko Vybrat.

Chcete-li ke zprávě přiložit soubor, klikněte na ikonu svorky na papír a vyberte požadovaný soubor. Můžete také soubor přetáhnout z plochy či jiného adresáře na okno editoru zpráv nebo použít některou z voleb nabídky Přiložit. Formát souboru je rozpoznán automaticky. Pokud se tak nestane, klikněte pravým tlačítkem myši na jeho ikonu a z kontextové nabídky zvolte Vlastnosti. V dialogu můžete zadat typ, název a popis souboru. Můžete přiložený soubor i podepsat nebo zašifrovat.

Jste-li se zprávou hotovi, můžete jí buď okamžitě odeslat volbou Zpráva+Poslat nyní nebo přesunout do složky odchozí pošty volbou Zpráva+Odeslat později. Úspěšně odeslané zprávy jsou zkopírovány do složky Odeslaná pošta. Zprávy ve složce Odchozí lze později smazat, upravit nebo odeslat.

Chcete-li zprávu zašifrovat, musíte mít vytvořen pár klíčů, jak je popsáno v kapitole 12 – „Šifrování s KGpg“ (↑Aplikace). Pak v dialogu Nastavení+Nastavit KMail+Identity vyberte identitu, pod kterou se mají odesílat šifrované a podepsané zprávy. Klikněte na Změnit a na kartě Šifrování zadejte patřičné klíče. Dialog ukončete stisknutím OK.

Složky zpráv pomáhají organizovat vaši poštu. Ve výchozím nastavení jsou uloženy v adresáři ~/.kde/share/apps/kmail/mail. Při prvním spuštění KMailu se vytvoří několik složek. Do adresáře inbox (v KMailu složka Došlá pošta) se ukládají přijaté zprávy. Adresář outbox (Odchozí) slouží jako dočasné úložiště zpráv čekajících na odeslání. Adresář sent-mail (Odeslaná pošta) slouží k ukládání kopií odeslaných zpráv. Adresář trash (Koš) obsahuje zprávy smazané stiskem klávesy Del nebo volbou Úpravy+Přesunout do koše. Adresář drafts (Koncepty) obsahuje nedokončené zprávy. Pokud používáte IMAP, jsou složky IMAP umístěny nad lokálními složkami. Každý server příchozí pošty má v seznamu vlastní složky.

Pokud chcete pro třídění pošty používat další složky, můžete si je vytvořit volbou Složka+Nová složka. Otevře se dialog, ve kterém zadejte jméno a formát nové složky.

Kliknete-li na složku pravým tlačítkem, otevře se nabídka s řadou příkazů. Volba Nechat zaniknout umožňuje nastavit, po jaké době mají zanikat přečtené a nepřečtené zprávy, a zda mají být zcela smazány nebo přesunuty do jiné složky. Pokud chcete ve složce uchovávat zprávy z poštovní konference, můžete upravit zvláštní nastavení pro konference volbou Složka+Správa diskuzní skupiny.

Chcete-li přesunout zprávy z jedné složky do druhé, označte je a stiskněte M nebo z nabídky zvolte Zpráva+Přesunout do. Pak vyberte cílovou složku. Zprávy můžete také přetáhnout myší do složky v levé části okna.

Po nějaké době používání KMailu vás možná přestane bavit stále ručně třídit příchozí zprávy. Filtry umožňují automatické zpracování příchozích zpráv podle jejich vlastností, například odesílatele nebo velikosti. Zprávy tak lze třídit do složek, mazat, automaticky na ně odpovídat či provádět další akce.