KMail 可以管理數個電子郵件帳戶，例如您的私人電子郵件地址和商務地址。在撰寫電子郵件時，請按一下 ‘檢視’+‘身份’ 選擇一個之前定義的辨識身份。若要建立新的身份設定檔，請選取 ‘設定’+‘設定 KMail’，然後 ‘身份’+‘新增’。在開啟的對話方塊中，請設定新身份的名稱，例如「私人」或「辦公室」。按一下 ‘確定’ 以開啟對話方塊，可在其中輸入額外資訊。您也可指定身分到資料夾，回覆該資料夾中的訊息時，會選取指定的身分。

在 ‘一般’ 索引標籤之下，輸入您的名稱、組織和電子郵件地址。請在 ‘加密’ 下，選取您的金鑰，以便傳送經過數位簽名或加密的訊息。若要讓加密功能可正常運作，首先必須以 KGpg 建立金鑰，請參閱 章 6, 使用 KGpg 加密。

在 ‘進階’ 下，您可輸入回覆與密件副本地址、選擇字典、選取草稿與寄件備份訊息的資料夾，以及定義應該如何傳送訊息。在 ‘簽名’ 下，請決定每一封訊息是否以結尾的一小段額外文字來簽名及如何簽名。例如，您可以在每封電子郵件簽名並附上聯絡資訊。若要啟用此功能，請選取 ‘啟用簽名’，並決定是否從檔案取得簽名、來自輸入欄位，或是指令的輸出。完成所有的身份設定後，請按一下 ‘確定’ 以確認設定。

在 ‘網路’ 下的設定會決定 Kontact 如何接收和傳送電子郵件。有兩個索引標籤，一個是傳送郵件，另一個則是接收郵件。這些設定會因為您的郵件伺服器所在的系統和網路的不同而異。如果您不確定要選取哪些設定或項目，請洽詢您的 ISP 或系統管理員。

若要建立建立外送信箱，按一下 ‘傳送’ 索引標籤的 ‘新增’。選擇傳輸類型 SMTP 或是 sendmail。大部分情況下，應選擇 SMTP。選擇好之後，會出現一個視窗，可在其中輸入 SMTP 伺服器資料。輸入名稱與伺服器位址 (由 ISP 提供)。若伺服器要求驗證，請啟用 ‘伺服器要求驗證’。安全性設定是在 ‘安全性’ 索引標籤之下。在此處指定您偏好的加密方法。

在 ‘接收’ 索引標籤之下進行接收電子郵件的設定。使用 ‘新增’ 以建立新帳戶。在不同取得郵件方法中選擇一項，例如本地 (儲存在 Mbox 或 Maildir 格式)、POP3 或 IMAP。讓此設定適合您的伺服器。

若要撰寫新訊息，請選擇 ‘訊息’+‘新增訊息’ 或按下工具列上對應的圖示。若要以不同電子郵件帳戶傳送訊息，請選取如 節 12.3.1, "設定帳戶" 中所述的其中一個身份。在 ‘收件者’ 中，輸入電子郵件地址，或是通訊錄中部分的名稱與地址。若 Kontact 可將您輸入的文字配對至通訊錄中的記錄，將會開啟選擇清單。按一下要寄送的連絡人；若在通訊錄中找不到任何相符的內容，則需完成您的輸入。若要直接從通訊錄中選取，請按一下「地址」欄位旁的 ‘...’ 按鈕。

若要在訊息附加檔案，請按一下迴紋針圖示並選取要附加的檔案。或者，從桌面或另一個資料夾將檔案拖曳到 ‘新增訊息’ 視窗或在 ‘附加’ 功能表中選取一個選項。通常，可正確地辨識檔案類型。如果無法辨認格式，請在該圖示上按一下滑鼠右鍵。從顯示的功能表中，選取 ‘內容’。請在下一個對話方塊設定格式和檔案名稱，並新增說明。此外，您可以決定是否要簽名或加密附加檔案。

在您撰寫完訊息之後，請按一下 ‘訊息’+‘傳送’ 立即傳送訊息，或按一下 ‘訊息’+‘佇列’ 將訊息移到寄件匣。如果傳送訊息，在成功傳送訊息後，會將訊息複製到 sent-mail 中。移動至 寄件匣的訊息可以編輯或刪除。

若要加密電子郵件，首先要產生 章 6, 使用 KGpg 加密 中所述的金鑰組。若要設定加密程序的細節，請選取 ‘設定’+‘設定 KMail’+‘身份’，指定傳送加密和簽名訊息所用的身份。然後按 ‘修改’。按一下 ‘確定’ 確認後，金鑰將顯示在對應的欄位中。按一下 ‘確定’ 以關閉組態對話方塊。

訊息資料夾可協助您組織訊息。按照預設狀況，他們會放在 ~/.kde/share/apps/korganizer 目錄。第一次啟動 KMail 時，程式會建立數個資料匣。 「收件匣」為從伺服器取得新訊息後最初存放的地點。 「寄件匣」用來暫存送出佇列的訊息。 「寄件備份」為已傳送訊息的備份。 「垃圾筒」包含所有按 Del 鍵或選取 ‘編輯’+‘刪除’ 刪除掉的電子郵件副本。草稿 是儲存尚未完成訊息的地方。如果您正在使用 IMAP，IMAP 資料匣會列在本機資料匣下面。每個內送郵件伺服器，例如本機或 IMAP，在「資料夾」清單中都包含自己的資料夾。

若需要額外資料夾來組織您的訊息，可選取 ‘資料夾’+‘新增資料夾’，以建立資料夾。如此可開啟視窗，讓您在指定新資料夾的名稱和格式。

在資料夾上按一下滑鼠右鍵，開啟提供數個資料夾操作的內容功能表。按一下 ‘過期’ 指定讀取和尚未讀取的過期日，以及過期後如何處理郵件，郵件過期後是否刪除或移動至其他資料夾。若要使用資料夾儲存來自郵件清單的訊息，可在 ‘資料夾’+‘郵件清單管理’ 設定所需的選項。

若要在資料夾之間移動一或多個訊息，請反白要移動的訊息，然後按 M 或選取‘訊息’+‘移動至’。在出現的清單中，選取要將訊息移至的資料夾。另一個移動訊息的方式是從上方視窗拖曳訊息，然後放在左方視窗中適當的資料夾內。

過濾器是一種自動處理內送郵件的便利方式。它們使用郵件的項目，例如寄件者或大小，來將郵件移到某個資料匣、刪除不想要的郵件、將信退回給寄件者或執行一些其他的動作。