Con Evolution è possibile richiamare messaggi e-mail da più account di posta. È possibile selezionare l'account dal quale si desidera inviare messaggi e-mail quando si compone un messaggio. Configurare gli account di posta da ‘Edit (Modifica)’+‘Preferences (Preferenze)’+‘Mail Accounts (Account di posta)’. Per modificare una configurazione esistente, selezionarla e fare clic su ‘Edit (Modifica)’. Per cancellare un account, selezionarlo e fare clic su ‘Delete (Cancella)’.

Per aggiungere un nuovo account, fare clic su ‘Add (Aggiungi)’. In questo modo viene aperto l'assistente di configurazione. Per utilizzarlo fare clic su ‘Forward (Avanti)’. Immettere il nome e l'indirizzo di e-mail nei campi corrispondenti. Se lo si desidera, è possibile immettere informazioni facoltative. Selezionare ‘Make this my default account (Imposta questo account come default)’ per utilizzare questo account come default quando si scrivono messaggi. Fare clic su ‘Forward (Avanti)’.

Selezionare il formato di messaggi e-mail in entrata appropriato per questo indirizzo in ‘Server Type (Tipo di server)’. Il formato più comune per scaricare la posta da un server remoto è ‘POP (POP)’. Il formato ‘IMAP (IMAP)’ viene utilizzato per le cartelle di posta su server speciali. Richiedere questa informazione all'ISP o all'amministratore del server. Completare gli altri campi rilevanti dopo aver selezionato il tipo di server. Al termine, fare clic su ‘Forward (Avanti)’. Se disponibili, selezionare le ‘Receiving Options (Opzioni di ricezione)’. Fare clic su ‘Forward (Avanti)’.

Configurare quindi le opzioni di consegna della posta. Per inviare messaggi e-mail al sistema locale, selezionare ‘Sendmail (Invia e-mail)’. Per un server remoto, selezionare ‘SMTP (SMTP)’. Richiedere informazioni all'ISP o all'amministratore del server. Per l'opzione SMTP, completare gli altri campi visualizzati dopo la selezione. Al termine, fare clic su ‘Forward (Avanti)’.

Per default, l'indirizzo di e-mail viene utilizzato come nome per l'identificazione dell'account. Se lo si desidera, è possibile immettere un nome diverso. Fare clic su ‘Forward (Avanti)’. Fare clic su ‘Apply (Applica)’ per salvare la configurazione dell'account.

Per impostare un account come account di default per l'invio di messaggi e-mail, selezionare l'account desiderato, quindi fare clic su ‘Default (Default)’. Per disabilitare la funzione di richiamo di messaggi e-mail da un account, selezionare l'account e quindi fare clic su ‘Disable (Disabilita)’. L'account disabilitato può essere utilizzato come indirizzo per l'invio, ma non viene più controllato per quando riguarda i messaggi e-mail in entrata. Se necessario, riattivare l'account con ‘Enable (Abilita)’.

Per comporre un nuovo messaggio, fare clic su ‘Nuovo’+‘Mail Message (Messaggio)’. La risposta a un messaggio o il suo inoltro determina l'apertura dello stesso editor di messaggi. Passare a ‘From (Da)’ e selezionare l'account dal quale si desidera inviare il messaggio. Nei campi relativi al destinatario, immettere un indirizzo e-mail o parte del nome o dell'indirizzo presenti nella rubrica. Se viene individuata una corrispondenza tra quanto immesso e i dati contenuti nella rubrica, viene visualizzato un elenco per la selezione. Fare clic sul contatto desiderato o completare l'immissione se non esistono corrispondenze. Per selezionare un destinatario dalla rubrica, fare clic su ‘To (A)’ oppure ‘CC (CC)’.

Evolution consente di inviare messaggi e-mail in formato testo o HTML. Per formattare messaggi in formato HTML , selezionare ‘Format (Formato)’ nella barra degli strumenti. Per inviare allegati, selezionare ‘Attach (Allega)’ oppure ‘Insert (Inserisci)’+‘Attachment (Allegato)’.

Per inviare il messaggio, fare clic su ‘Send (Invia)’. Se non si desidera inviare immediatamente il messaggio, scegliere un comando dal menu ‘File (File)’. Ad esempio, salvare il messaggio come bozza e inviarlo successivamente.

In Evolution è supportata la cifratura dei messaggi e-mail tramite PGP. che include la firma e la verifica dei messaggi e-mail firmati. Per utilizzare queste funzionalità, generare e gestire chiavi con un'applicazione esterna, ad esempio gpg o KGpg.

Per firmare un messaggio e-mail prima di inviarlo, selezionare ‘Security (Sicurezza)’+‘PGP sign (Firma PGP)’. Quando si fa clic su ‘Send (Invia)’, una finestra di dialogo richiede l'immissione della password della chiave segreta. Immettere la password e chiudere la finestra di dialogo facendo clic su ‘OK’ per inviare il messaggio e-mail firmato. Per inviare altri messaggi e-mail nel corso della sessione corrente senza la necessità di «sbloccare» ripetutamente la chiave segreta, selezionare ‘Remember this password for the remainder of this session (Ricorda questa password)’.

Quando si ricevono messaggi e-mail firmati da altri utenti, alla fine del messaggio viene visualizzata un'icona che raffigura un lucchetto. Se si fa clic sull'icona, viene avviato un programma esterno (gpg) per il controllo della firma. Se la firma è valida, viene visualizzato un segno di spunta verde accanto al simbolo del lucchetto. Se la firma non è valida, viene visualizzato un lucchetto spezzato.

La operazioni di cifratura e decifratura dei messaggi e-mail sono estremamente semplici. Dopo aver composto il messaggio e-mail, passare a ‘Security (Sicurezza)’+‘PGP encrypt (Cifratura PGP)’ e inviare il messaggio. Quando si ricevono messaggi cifrati, una finestra di dialogo chiede la password della chiave segreta. Immettere la password per decifrare il messaggio e-mail.

È spesso consigliabile ordinare i messaggi e-mail in diverse cartelle. L'albero delle cartelle è visualizzato nel riquadro a sinistra. Se si accede alla posta tramite IMAP, le cartelle IMAP vengono visualizzate anche in questa barra delle cartelle. Per il formato POP e la maggior parte degli altri formati, le cartelle sono memorizzate localmente, ordinate in ‘Local Folders (Cartelle locali)’.

Per default, sono incluse diverse cartelle. Nella cartella ‘Inbox (Posta in arrivo)’ vengono inizialmente inseriti i nuovi messaggi recuperati da un server. La cartella ‘Sent (Posta inviata)’ viene utilizzata per salvare le copie dei messaggi e-mail inviati. La cartella ‘Outbox (Posta in uscita)’ consente la memorizzazione temporanea dei messaggi e-mail non ancora inviati. È utile se non si lavora in linea o se il server della posta in uscita non è momentaneamente raggiungibile. La cartella ‘Drafts (Bozze)’ viene utilizzata per il salvataggio dei messaggi e-mail non completati. La cartella ‘Trash (Cestino)’ è progettata per la memorizzazione temporanea degli elementi cancellati. La cartella ‘Junk (Posta indesiderata)’ è utilizzata per la funzionalità di filtro della posta indesiderata di Evolution.

È possibile creare nuove cartelle in ‘On This Computer (Risorse locali)’ oppure creare sottocartelle di cartelle esistenti. È possibile creare una gerarchia di cartelle complessa. Per creare una nuova cartella, selezionare ‘File (File)’+‘New (Nuovo)’+‘Mail Folder (Cartella posta)’. Nella finestra di dialogo Mail Folder (Cartella posta), immettere un nome per la nuova cartella. Utilizzare il mouse per determinare in quale cartella superiore inserire la nuova cartella. Fare clic su ‘OK’ per chiudere la finestra di dialogo.

Per spostare un messaggio in una determinata cartella, selezionare il messaggio da spostare. Fare clic con il pulsante destro del mouse per aprire il menu di scelta rapida. Selezionare ‘Move to Folder (Sposta nella cartella)’ quindi selezionare la cartella di destinazione nella finestra di dialogo che viene visualizzata. Fare clic su ‘OK’ per spostare il messaggio. Sull'intestazione del messaggio nella cartella originale viene tracciata una linea, per indicare che il messaggio è contrassegnato per essere cancellato dalla cartella in questione. Il messaggio viene memorizzato nella nuova cartella. Per copiare i messaggi, la procedura è simile.

Spostare manualmente un certo numero di messaggi in diverse cartelle può richiedere tempo. Per automatizzare questa procedura, è possibile utilizzare i filtri.

In Evolution sono presenti diverse opzioni per filtrare i messaggi e-mail. È possibile utilizzare i filtri per spostare un messaggio in una specifica cartella oppure per cancellare un messaggio. È inoltre possibile spostare i messaggi direttamente nel cestino tramite un filtro. Esistono due opzioni per la creazione di un nuovo filtro: la creazione di un filtro completamente nuovo o la creazione di un filtro sulla base del messaggio da filtrare. Questa seconda opzione è estremamente utile per filtrare i messaggi inviati a una mailing list.