Evolution peut récupérer des messages à partir de plusieurs comptes de messagerie. Lorsque vous composez un message, vous pouvez sélectionner le compte à partir duquel vous souhaitez l'envoyer. Configurez les comptes de messagerie via les options ‘Edit (Modifier)’+‘Preferences (Préférences)’+‘Mail Accounts (Comptes de messagerie)’. Pour modifier une configuration existante, sélectionnez-la et cliquez sur ‘Edit (Modifier)’. Pour supprimer un compte, sélectionnez-le et cliquez sur ‘Delete (Supprimer)’.

Pour ajouter un compte supplémentaire, cliquez sur ‘Add (Ajouter)’. L'assistant de configuration apparaît. Cliquez sur ‘Forward’ (Suivant) pour l'utiliser. Entrez votre nom et votre adresse de messagerie dans les champs prévus à cet effet. Entrez d'autres informations, si nécessaire. Cochez la case ‘Make this my default account’ (Mon compte par défaut) pour utiliser ce compte par défaut lors de la création de messages. Cliquez sur ‘Forward’ (Suivant).

Sélectionnez le format approprié des messages entrants dans ‘Server Type’ (Type de serveur). ‘POP’ est le format le plus courant de téléchargement de messages à partir d'un serveur distant. ‘IMAP’ fonctionne avec des dossiers de messagerie sur un serveur spécial. Procurez-vous ces informations auprès de votre fournisseur d'accès à Internet ou de l'administrateur du serveur. Remplissez les autres champs nécessaires affichés lorsque le type de serveur est sélectionné. Cliquez sur ‘Forward’ (Suivant) lorsque vous avez terminé. Sélectionnez les ‘options de réception’ souhaitées, si nécessaire. Cliquez sur ‘Forward’ (Suivant).

Configurez ensuite les options de distribution des messages. Pour soumettre un message sortant au système local, sélectionnez ‘Sendmail’. Pour choisir un serveur distant, sélectionnez ‘SMTP’. Procurez-vous ces informations auprès de votre fournisseur d'accès à Internet ou de l'administrateur du serveur. Pour le protocole SMTP, remplissez les autres champs qui apparaissent une fois la sélection effectuée. Cliquez sur ‘Forward’ (Suivant) lorsque vous avez terminé.

Par défaut, l'adresse de messagerie est utilisée comme nom pour identifier le compte. Entrez un autre nom si vous le souhaitez. Cliquez sur ‘Forward’ (Suivant). Cliquez sur ‘Apply’ (Appliquer) pour enregistrer la configuration du compte.

Pour faire d'un compte le compte par défaut d'envoi des messages, sélectionnez le compte souhaité, puis cliquez sur ‘Default’ (Par défaut). Pour désactiver la récupération des messages d'un compte, sélectionnez ce dernier et cliquez sur ‘Disable’ (Désactiver). Un compte désactivé peut toujours être utilisé comme adresse d'envoi mais ne permet plus de recevoir de messages entrants. Si nécessaire, réactivez ce compte via l'option ‘Enable’ (Activer).

Pour composer un nouveau message, cliquez sur ‘New (Nouveau) ’+‘Mail Message (Message électronique) ’. Le fait de répondre à un message ou de le retransmettre ouvre le même éditeur de messages. Dans le champ ‘From’ (De), sélectionnez le compte à partir duquel envoyer le message. Dans les champs cible, entrez une adresse de messagerie ou une partie d'un nom ou d'une adresse de votre carnet d'adresses. Si Evolution trouve une correspondance entre le texte saisi et une entrée du carnet d'adresses, une liste de sélection apparaît. Cliquez sur le contact souhaité ou, si aucune correspondance n'a été détectée, saisissez l'adresse ou le nom intégralement. Pour sélectionner un destinataire directement dans le carnet d'adresses, cliquez sur ‘To (A)’ ou ‘CC’.

Evolution peut envoyer des messages en texte clair ou au format HTML. Pour formater les messages HTML, sélectionnez ‘Format’ (Format) dans la barre d'outils. Pour envoyer des pièces jointes, sélectionnez ‘Attach (Joindre) ’ ou ‘Insert (Insérer)’+‘Attachment (Pièce jointe) ’.

Pour envoyer votre message, cliquez sur ‘Send’ (Envoyer). S'il n'est pas prêt à être envoyé immédiatement, effectuez une autre sélection sous ‘File’ (Fichier). Par exemple, enregistrez le message comme brouillon et envoyez-le ultérieurement.

Evolution prend en charge le codage des messages avec PGP. Il peut signer des messages et contrôler les messages électroniques signés. Pour utiliser ces fonctionnalités, générez et gérez des clés avec une application externe, telle que gpg ou KGpg.

Pour signer un message électronique avant de l'envoyer, sélectionnez ‘Security (Sécurité)’+‘PGP sign (Signature PGP)’. Lorsque vous cliquez sur ‘Send (Envoyer)’, une boîte de dialogue vous invite à entrer le mot de passe de votre clé secrète. Saisissez le mot de passe et fermez la boîte de dialogue en cliquant sur ‘OK’ pour envoyer le message signé. Pour signer d'autres messages au cours de la session sans avoir à « déverrouiller » la clé secrète systématiquement, cochez la case ‘Remember this password for the remainder of this session’ (Mémoriser ce mot de passe pour toute la session).

Lorsque vous recevez des messages signés d'autres utilisateurs, un petit cadenas apparaît à la fin du message. Si vous cliquez sur ce symbole, Evolution lance un programme externe (gpg) pour vérifier la signature. Si la signature est valide, une coche verte apparaît à côté du symbole de cadenas. Si elle n'est pas valide, un cadenas cassé apparaît.

Le codage et le décodage des messages sont aussi simples que cela. Après avoir composé le message, sélectionnez ‘Security (Sécurité)’+‘PGP encrypt (Codage PGP)’ et envoyez le message. Lorsque vous recevez des messages codés, une boîte de dialogue vous demande le mot de passe de votre clé secrète. Saisissez le mot de passe pour décoder le message électronique.

Il est souvent pratique de classer les messages électroniques dans différents dossiers. Votre arborescence de dossiers est représentée dans le cadre de gauche. Si vous accédez à votre messagerie par IMAP, les dossiers IMAP sont également représentés dans cette barre de dossiers. Pour POP et la plupart des autres formats, vos dossiers sont stockés localement, triés sous ‘Local Folders’ (Dossiers locaux).

Plusieurs dossiers sont inclus par défaut. ‘Inbox’ (Boîte de réception) est l'endroit où sont placés les nouveaux messages récupérés sur un serveur. L'option ‘Sent’ (Messages envoyés) enregistre des copies des messages électroniques envoyés. ‘Outbox’ (Boîte d'envoi) est le lieu de stockage temporaire des messages qui n'ont pas encore été envoyés. Cette option s'avère utile si vous travaillez hors ligne ou si le serveur de messages sortants est temporairement inaccessible. ‘Drafts’ (Brouillons) permet de stocker les messages électroniques incomplets. Le dossier ‘Trash’ (Corbeille) est destiné au stockage temporaire des éléments supprimés. ‘Junk’ (Courrier indésirable) permet de filtrer le courrier indésirable d'Evolution.

De nouveaux dossiers peuvent être créés sous ‘On This Computer’ (Sur cet ordinateur) ou comme sous-dossiers de dossiers existants. Créez la hiérarchie de dossiers aussi complexe que vous le souhaitez. Pour créer un dossier, sélectionnez ‘File (Fichier)’+‘New (Nouveau)’+‘Mail Folder (Dossier de messages)’. Dans la boîte de dialogue des dossiers de messages, entrez le nom du nouveau dossier. Utilisez la souris pour déterminer le dossier parent sous lequel placer le nouveau dossier. Cliquez sur ‘OK’ pour fermer la boîte de dialogue.

Pour déplacer un message dans un dossier, sélectionnez le message en question. Cliquez sur le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel. Sélectionnez ‘Move to Folder’ (Déplacer vers le dossier), puis le répertoire de destination dans la boîte de dialogue qui apparaît. Cliquez sur ‘OK’ pour déplacer le message. L'en-tête du message est barré dans le dossier d'origine, ce qui signifie que le message doit être supprimé de ce dossier. Le message est stocké dans le nouveau dossier. Vous pouvez copier des messages en procédant de même.

Le déplacement manuel d'un certain nombre de messages dans des répertoires différents peut nécessiter beaucoup de temps. Vous pouvez utiliser des filtres pour automatiser cette procédure.

Evolution offre un certain nombre d'options de filtrage des messages électroniques. Vous pouvez utiliser des filtres pour déplacer un message dans un dossier spécifique ou pour le supprimer. Vous pouvez également déplacer directement des messages dans la corbeille à l'aide d'un filtre. Deux méthodes permettent de créer un filtre : à partir de rien ou à partir du message à filtrer. Cette dernière méthode est extrêmement utile pour filtrer des messages envoyés à une liste de diffusion.